Directieondersteuner en managementassistent

Directie Participatie (DP) geeft burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties een stem in het beleid. Als directieondersteuner en managementassistent ben jij onmisbaar in het ondersteunen van deze processen. Jij zorgt ervoor dat belangrijke signalen uit de samenleving hun weg vinden naar het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Klinkt dat als iets voor jou? Solliciteer direct!

Hoe jij bijdraagt
In de eerste plaats draag je bij door de directeur te helpen met het beheren van haar agenda en het opvangen en afhandelen van diverse complexe vragen en verzoeken. Je bent ons visitekaartje naar buiten toe. In de tweede plaats ondersteun je ook andere leden van het managementteam en een aantal teams binnen de directie. Zo ondersteun je het team participatieadvies bij de organisatie van evenementen en bij het opstellen van het verslag. Daarnaast ondersteun je ook het kennisteam (Kennisknooppunt Participatie) van de directie. Dit bestaat vooral uit communicatiewerkzaamheden.

Jouw werkzaamheden

• Het op de juiste wijze afhandelen van de stukkenstroom waaronder nota's en brieven.
• Het aanmelden en ontvangen van bezoekers.
• Het verzorgen van vergaderlocaties/catering/vervoer.
• Het controleren van bestellingen en facturen.
• Het vervangen van de administratief medewerker indien nodig.
• Het ontzorgen en ondersteunen van de collega’s die zich bezighouden met financiën, het maken van managementoverzichten en bijhouden van autorisaties voor applicaties.

Jouw team
Werken in een hecht en gezellig team? Dat zie jij wel zitten! Omdat wij een relatief kleine directie vormen van zo'n 40 mensen, is de sfeer informeel en de organisatie plat, met nauwelijks hiërarchie. Jij vindt het fijn om op vaste dagen op kantoor te werken, zodat je benaderbaar bent voor collega’s en oog hebt voor elkaar. Je krijgt energie van het goed en gezellig met elkaar omgaan. Niet alleen binnen de kantoordeuren, ook daarbuiten! Met enige regelmaat organiseren we activiteiten buiten de deur waarin we niet alleen over werk praten.

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct!
Of wil je meer weten over deze functie? Dat kan natuurlijk ook! Neem dan gerust contact op met Tom Schuurmans, coördinator Secretariaat, via 06 25 30 99 69. Hij staat je graag te woord.

Hoe solliciteer je?
Je kunt op deze vacature reageren via de sollicitatieknop op deze pagina. We ontvangen dan graag jouw cv. Ter vervanging van de motivatiebrief lezen we graag jouw antwoord op de volgende 2 vragen:

1. Wat trekt je het meest in het werken als managementassistent?
2. Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je snel moest schakelen tussen verschillende taken?

• Je hebt aantoonbare werkervaring in de rol van managementassistent of secretariaatsmedewerker.
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van meerdere teams. (Dit vraagt om zelfstandigheid, eigenaarschap)
• Je kunt goed uit de voeten met de programma's van Microsoft Office en bent bereid andere programma’s te leren.

Jij beschikt over de volgende competenties:

• Plannen en organiseren: je bepaalt een geschikte werkaanpak voor een gegeven doel of taak en regelt de uitvoering.
• Samenwerken: je werkt samen met anderen aan een gezamenlijk doel en stemt je werk hierop af.
• Flexibiliteit: je bent flexibel en kunt goed schakelen tussen allerlei verschillende klussen, zo zorg je zelf voor afwisseling en uitdaging in je werk.
• Eigenaarschap: je verricht het werk vanuit betrokkenheid bij het bereiken van de gewenste resultaten.

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De gesprekken vinden plaats op 16 april.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.