Hoofd algemene zaken

Manager Algemene Zaken, dat klinkt natuurlijk erg algemeen. Maar als Hoofd Algemene Zaken (AZ), zoals wij deze functie noemen bij Justitieel Complex Zaanstad, ben jij verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van een 9-tal afdelingen. Ben jij een verbindende, bevlogen en daadkrachtige manager? Dan ben jij de aangewezen manager om de verbinding tussen de afdelingen en hun werkprocessen bij JC Zaanstad te optimaliseren.

Ons Hoofd AZ bij Justitieel Complex Zaanstad geeft leiding aan verschillende afdelingen die zich bezig houden met uiteenlopende onderwerpen en processen in de bedrijfsvoering. Samen met onze Hoofd Personele Zaken en onder leiding van de Plaatsvervangend vestigingsdirecteur met de portefeuille Bedrijfsvoering, geef jij richting en vorm aan de kolom bedrijfsvoering. Hiernaast heb jij een belangrijke bijdrage in de organisatieontwikkeling op bedrijfsvoering en borging van de lopende veranderopgave gericht op de drie pijlers, “fijne werkplek”, “zinvolle detentie” en “smart en humane veiligheid”. De afdeling is opnieuw vormgegeven en heeft behoefte aan een natuurlijke en mensgerichte leidinggevende.

Als Hoofd AZ ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing aan de teams van jouw afdeling. Elk team kent zijn eigen uitdagingen en we verwachten van het Hoofd AZ dat elk team naar een hoger niveau getild wordt en optimaal functioneert. Jij bent een echte people-manager die met een positieve en gestructureerde aanpak het voortouw neemt voor een stabiele en toekomstgerichte afdeling.

Wat ga je concreet doen

• P verantwoordelijkheid: Je hebt P-zorg voor de medewerkers van de teams Bureau Management Ondersteuning (BMO), communicatie, juridische zaken, directie secretaris, ambtelijk secretaris, kwaliteit, Planning & Control (P&C), Beheer en Kasbeheer.
• Leidinggeven en coachen: Je begeleidt en motiveert medewerkers en stelt samen met hen opleidings- en ontwikkelplannen op. Je stelt heldere taken en kaders op, waarmee je de medewerkers verantwoordelijkheid geeft. Met jouw team zorg je ervoor dat essentiële bedrijfsprocessen altijd doorgaan en aansluiten op het neer te zetten resultaat.
• Procesoptimalisatie: Je maakt de vertaalslag van de wensen van het management naar de processen in de kolom bedrijfsvoering. Met andere woorden: hoe geven we het proces zo optimaal mogelijk vorm en wie moeten daarbij betrokken worden?
• Samenwerken en verbinden: Je zorgt er voor dat teams optimaal samenwerken met de teams binnen én buiten jouw afdeling. Je zoekt hiervoor de verbinding op met de andere stakeholders binnen en buiten de inrichting. Je fungeert als de verbindende factor tussen de medewerkers en de strategische doelen van de organisatie. 

• Een aantoonbaar werk- en /of hbo denkniveau, bij voorkeur in een relevante richting zoals bedrijfskunde, organisatiekunde of bestuurskunde. 
• Ervaring als leidinggevende is een pré, maar een ambitieuze young professional is ook van harte welkom.
• Aantoonbare vaardigheden in het coördineren en optimaliseren van processen.
• Een sterk probleemoplossend vermogen en een proactieve houding.
• Affiniteit met juridische, administratieve en financiële processen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.

Competenties en vaardigheden

• Uitstekende communicatieve vaardigheden met daarbij het vermogen om belangen en gevoeligheden goed aan te voelen.
• Toekomstgericht te werk gaan waarbij jij goed kunt schakelen als een brug tussen bestuur, beleid en uitvoering. 
• Jij bent een leidinggevende die tussen de afdelingen staat en ook de medewerkers van de afdeling hier op aanstuurt. 
• Een goede balans tussen het stimuleren van autonomie en sturen op basis van resulta

Dit is jouw kracht
Jij verbindt mensen en processen op een natuurlijke manier. Met oog voor de mensen zorg je dat de afdeling en processen soepel lopen en zie je waar optimalisatie en coördinatie nodig is. Je pakt actief vragen en problemen op en helpt medewerkers groeien. Hierin maak je duidelijke keuzes, communiceert duidelijk zodat iedereen weet wat de te volgen koers is. Daarbij heb jij het vermogen om belangen en gevoeligheden goed aan te voelen. Jij durft lastige onderwerpen bespreekbaar te maken en bent daarin doortastend.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Briefselectie: maandag 2 maart
  - 1e gesprekken op JC Zaanstad: donderdag 5 en dinsdag 10 maart.
  - 2e gesprekken op JC Zaanstad: Week 11.
  - Assessment op externe locatie: Week 12.
  - Arbeidsvoorwaarden gesprek bij positief assessment in overleg ingepland.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.