Junior Administratief Medewerker

Ben jij de collega met administratief talent die zich op zijn plek voelt in een bijzondere omgeving? Dan is er bij ons PA-team Reservisten nu een mooie baan voor jou!   
Defensie is volop in beweging en zal in de komende jaren sterke groeien om onze Hoofdtaak 1 te vervullen: Beschermen wat ons dierbaar is. 
Een flink deel van die groei wordt ingevuld door nieuwe Reservisten. Het PA-team Reservisten zorgt er voor dat na de aanstelling als Reservist, de personele administratieve (PA) zaken soepel verlopen. 
Daar komt veel maatwerk bij kijken, want de invulling van de rol als Reservist kent vele varianten en kan dus verschillen. Sommige Reservisten hebben een part-time baan elders en werken daarnaast ook een vast aantal uren als Reservist. Anderen combineren het met een full-time baan en werken een beperkter aantal uren per maand. Een ding hebben ze gemeen: ze verwachten uitbetaling van salaris, onkostenvergoedingen e.d. op tijd en foutloos. Dat moet goed geregeld zijn. Hun vragen  moeten vlot beantwoord worden. Dit is de dagelijkse uitdaging van de collega’s van het PA-team. 
Gegeven de flinke roei van het aantal Reservisten willen wij ons team tijdelijk, voor 18 maanden versterken met een nieuwe collega die de dagelijkse werkzaamheden oppakt en die ondersteunt. Dat betekent vooral netjes en vlot verwerken en aanleveren van personele informatie, dingen uitzoeken, opzoeken en archiveren.   
Ben je op zoek naar een baan waarin je jouw administratieve talent kunt combineren met een service gerichte instelling? Werk je graag in team dat voor elkaar klaar staat en dat van aanpakken houdt? Dan is dit een leuke baan. Solliciteer direct of lees snel verder!

Waar ga je werken?
Als Junior Medewerker Administratie ga je als burgermedewerker aan de slag bij Dienstencentrum Personeel-logistiek (DCPL) het Marine Etablissement Amsterdam, dichtbij het Scheepvaartmuseum. Bij het DCPL werken ongeveer 500 medewerkers en tezamen vervullen zij een sleutelrol bij de realisatie van instroom van Defensie medewerkers. 
Het team bestaat uit 5 administratieve medewerkers en je rapporteert aan de senior van het team. Gedurende de week werken de teamleden deels op locatie en deels vanuit huis; Het streven is om op dinsdag en donderdag op kantoor in Amsterdam te werken.
De kracht van het team is hun inzet om maandelijks de salarissen van de Reservisten op tijd en correct betaalbaar te stellen. 
De wereld van Reservisten is soms best complex. Een aantal collega’s hebben een militaire achtergrond. Hun kennis van Defensie zal je helpen bij beantwoording van specifieke vragen. Kennis delen, van elkaar en met elkaar leren is sowieso vanzelfsprekend voor het PA-team.

Dit ga je doen
Je gaat er voor zorgen dat administratieve processen soepel verlopen en dat onze Reservisten op een prettige en vlotte ondersteuning manier ondersteund worden. Je taken zijn onder andere: 
• Registreren, controleren en verwerken van binnenkomende informatie.
• Gegevens invoeren in ons digitale systeem.
• Uitzoeken van onduidelijkheden, navraag doen bij Reservisten en collega’s.
• Het archief bijwerken en controleren of dossiers compleet zijn.
• Voorbereiden en opvolgen van administratieve stukken.
• Overzichtelijke rapportages maken voor het management.
• Eventuele fouten of problemen in het systeem melden.
• Brieven en e‑mails verwerken, zorgen voor opvolging.

Wie ben jij?
Om je werk goed en met plezier te doen, zoeken is het zijn de volgende eigenschappen van belang:
• Integriteit & nauwkeurigheid – vertrouwelijke informatie is bij jou in goede handen.
• Communicatief – je formuleert helder, stelt verhelderende vragen en geeft feedback.
• Plannen & organiseren – je deelt je taken in, stelt prioriteiten en let op de deadlines.
• Stressbestendig & flexibel – als het druk is blijf jij rustig en je schakelt makkelijk tussen routine‑ en spoedzaken.
• Leergierigheid – je vind het fijn als je kennis van regels, systemen en procedures actueel is. 
• Servicegericht – je denkt mee met zowel collega's als reservisten en probeert hun wensen en vragen vlot op te volgen.
Met deze eigenschappen draag je bij aan een soepel functionerend PA-team en dat we ons continu verbeteren.

Wat neem je mee?
• Je hebt minimaal een MBO 3 diploma 
• Verwerken van administratieve gegevens ligt jou goed, enige werkervaring in het administratieve werkveld een dikke plus 
• Kennis/ervaring met Microsoft Excel is een pré
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands
• Affiniteit met defensie of bereid zijn meer kennis over defensie op te doen (zoals bijvoorbeeld militaire regelgeving) is een pré
Kortom dit is een leuke baan waarin je je administratieve talenten kunt tonen, wil je graag bijdragen aan een sterke Defensieorganisatie? Solliciteer dan nu. Wij kijken uit naar je CV en je motivatiebrief.

Dit ga je in deze baan gedurende een werkdag ervaren:
• Variatie – Iedere dag krijg je andere dossiers, vragen en af en toe een spoedopdracht.
• Samenwerken – Je werkt nauw met je collega’s, wisselt kennis uit en helpt elkaar als het druk is.
• Servicegericht – Met snelle en juiste antwoorden zorg je ervoor dat reservisten hun salaris of onkostenvergoeding op tijd krijgen.
• Balans – Je werkt twee vaste dagen op kantoor (dinsdag en donderdag) en de overige dagen vanuit huis.
• Leren en nieuwsgierig zijn – Je blijft continu nieuwe dingen leren, zoekt antwoorden en deelt die kennis met het team.
• Verantwoordelijkheid & discipline – je werk op tijd afmaken en je afspraken nakomen.
• Aanpakken – Als je een probleem of knelpunt ziet, pak je het meteen op en los je het op.