(Juridisch) Managementondersteuner

Het ontzorgen van de directeur Juridische Zaken en Wetgeving (en voor bepaalde taken de vier afdelingshoofden van de directie) is je hoofdtaak. Door jou kan de directeur Juridische Zaken en Wetgeving zich helemaal richten op haar kerntaken, omdat zij weet dat de organisatorische en secretariële taken goed zijn geregeld. We zoeken een collega die weet wat nodig is om optimaal te ondersteunen. Elke dag is anders, qua werkzaamheden kun je denken aan:

• Intensief en complex agendabeheer & planning 
• Onderhouden van interne en externe contacten 
• Organiseren van diverse soorten (externe) bijeenkomsten, bijvoorbeeld zittingen, vergaderingen en afdelingsoverleggen tot aan borrels, dienstreizen, heidagen en diners, inclusief het regelen van accommodaties en catering en het meedenken over het programma 
• Voorbereiden en opstellen van de agenda van overleggen, inclusief het verzamelen van stukken en de vastlegging van bepaalde overleggen 
• Meelezen van de inkomende en uitgaande e-mail van je directeur en het prioriteren hiervan, waarbij je goed in staat bent om de belangen van de directeur te signaleren 
• versturen van uitgaande (proces)stukken/correspondentie 
• Het plannen van hoorzittingen met advocaten, burgers en bedrijven en het daarbij regelen van vergaderzalen 
• Het contact – mondeling en schriftelijk – onderhouden met (griffies) van rechtbanken in overleg met de juristen van de AP 

Je bent de eerste contactpersoon en het representatieve visitekaartje, niet alleen als intern aanspreekpunt, maar ook voor de buitenwereld. Natuurlijk ben je integer en ga je discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je zoekt op het juiste moment afstemming met je directeur of het afdelingshoofd en betrokken collega’s. Onze organisatie is in ontwikkeling en daarom zoeken we een collega die graag meedenkt, bijvoorbeeld hoe we werkprocessen efficiënter kunnen inrichten, er is veel ruimte voor eigen initiatief. Je werkt in een zelfstandig, professioneel en hecht team van managementondersteuners, waarbij iedere managementondersteuner verantwoordelijk is voor een eigen directie. Vervanging bij afwezigheid wordt onderling afgestemd en en voor grotere projecten trek je regelmatig met elkaar op. Het is mogelijk om deels vanuit huis te werken. Afhankelijk van de afspraken die je met de directeur maakt, sluit jouw aanwezigheid op kantoor aan op de aanwezigheid van de directeur die je ondersteunt.

De functie is ingedeeld in de functiegroep Managementondersteuner van het Functiegebouw Rijk. Daarbij vinden wij het van belang en vanzelfsprekend dat je in voldoende mate beschikt over de competenties van Managementondersteuner. De competenties bij deze functiegroep zijn te vinden in het Functiegebouw Rijk.

Wij zoeken een collega die beschikt over:

• een proactieve houding, je bent in staat om urgentie te bepalen en oog te hebben voor de taken die hiermee in verband staan 
• een gestructureerde en nauwkeurige werkstijl 
• teamspirit, je werkt graag samen met collega’s en je bent graag onderdeel van van een team 
• een flexibele houding in een omgeving die continu meebeweegt met de steeds veranderende vraag binnen de organisatie 

Verder heb je

• Je beschikt over een (vrijwel) afgeronde opleiding tot juridisch secretaresse en een MBO+ werk- en denkniveau; 
• 3 jaar ervaring als juridisch secretaresse bijvoorbeeld bij een advocaten- of notariskantoor. 
• Ervaring met MS-Office programma’s, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint en standaard kantoorapplicaties 
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. 
• Beschikbaarheid op vrijdag

In dat geval nodigen we je uit om te reageren. Je kunt reageren tot en met 30 november met je cv en motivatie via [email protected]. Jouw reactie kun je richten aan Egon ten Oever, afdelingshoofd HR, Secretariaat, Procesondersteuning en Facilitair. De vacature staat gelijktijdig intern en extern vacant en bij gelijke geschiktheid hebben de AP-medewerkers voorrang.

De verdere procedure is als volgt:

• je ontvangt een ontvangstbevestiging.
• binnen een week na de sluitingsdatum maken wij een eerste selectie en hoor je of we je uitnodigen voor een gesprek.
• de eerste ronde gesprekken vinden plaats op woensdag 10 december. Wij vragen je om hiermee rekening te houden. 
• na het eerste gesprek, bepalen we of we een tweede gespreksronde houden, waarna een arbeidsvoorwaardengesprek volgt.
• het opvragen van referenties kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 

De AP maakt geen deel uit van het Rijk, maar volgt de CAO Rijk en past de arbeidsvoorwaarden en rechtspositie die de CAO Rijk volgen toe.