Management Assistent Directie IT & Innovatie

Als Management Assistent ondersteun je de Directeur IT & Innovatie (DI&I) en het managementteam in hun dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt dat alles organisatorisch en administratief soepel verloopt: je beheert agenda’s, bereidt vergaderingen voor, verwerkt inkomende correspondentie en bewaakt de voortgang van acties en afspraken. Je maakt verslagen, organiseert bijeenkomsten en bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten. Daarnaast verzorg je het beheer van de SharePoint-omgeving van DI&I en ondersteun je bij financiële en organisatorische zaken zoals declaraties en opleidingsaanvragen. Je houdt overzicht, bewaart rust in de hectiek en zorgt dat de directeur en het managementteam zich kunnen focussen op hun kerntaken.

Je hebt een afgeronde MBO-opleiding of aantoonbaar gelijkwaardig werk- en denkniveau, en bij voorkeur ervaring in een soortgelijke functie. Je bent organisatorisch sterk, stressbestendig en werkt nauwkeurig. Je weet prioriteiten te stellen, houdt overzicht en bent klantgericht. Daarnaast ben je communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk, en kun je goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Ervaring met Office 2016 en SharePoint is een pré. Je bent flexibel en hebt gevoel voor verhoudingen binnen een bestuurlijke organisatie.

• Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Nieuwe collega’s die ook bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie zijn van harte welkom.
• Geregistreerden in het doelgroepenregister van de Wet Banenafspraak, nodigen we ook uit om te reageren.
• Conform het Defensiebeleid hebben interne Defensiemedewerkers voorrang. Wanneer blijkt dat er geen geschikte kandidaat is, schakelen wij door naar de externe belangstellenden.
• Sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze langere termijn is nodig voor het geval een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure indient.
• Bij voldoende reacties kan deze vacature eerder gesloten worden.