Management Ondersteuner

Waarom je als managementondersteuner bij het Nederlands Forensisch Instituut aan de slag wilt? Dankzij jouw ondersteuning kunnen teamleiders zich volledig focussen op de begeleiding van professionals die belangrijk forensisch onderzoek verrichten. Zo werk je mee aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen.

Jij bent, samen met vier andere collega’s van het secretariaat, het aanspreekpunt van de Divisie DBS. Collega’s komen regelmatig het secretariaat binnen lopen met de meest uiteenlopende vragen, waardoor je dagen zeer afwisselend zijn. Onderdeel van jouw takenpakket is de coördinatie van sollicitatieprocedures, onboarding van nieuwe medewerkers, alles verwerken in Pdirekt en het verwerken van mails uit de algemene mailbox van het secretariaat.

Verder organiseer je vergaderingen en verzorg je eventueel verslaglegging. Het beheer van vertrouwelijke informatie, dossiers en documenten hoort ook bij jouw werkzaamheden.

Daarnaast is jouw takenpakket nóg afwisselender. Zo ben je verantwoordelijk voor het totale proces van de externe inkoop en bied je algemene inkoopondersteuning met behulp van het Leonardo-systeem. Je organiseert events zoals grotere teammeetings op externe locaties en regelt hotelboekingen (in binnenland). Daarnaast meld je bezoekers aan, regel je zalen inclusief bijbehorende catering en ben je betrokken bij procesmatige taken zoals interne verhuizingen.

• Je hebt een afgeronde MBO opleiding richting managementassistent of secretaresse of vergelijkbaar, en een HBO werk en denk niveau;
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van een manager en bijbehorende afdeling/projectteam;
• Je hebt eerder gewerkt met digitale registratie, inkoop en/of kwaliteitssystemen en je kunt vlot en gedegen agenda’s beheren.
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint)
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden
• Je beschikt over uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Competenties

• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Voortgangscontrole
• Flexibiliteit
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integriteit

Wat vinden wij nog meer belangrijk
Je vind het leuk om met verschillende disciplines samen te werken en collega’s zo goed mogelijk helpen, zodat zij onbezorgd hun werk kunnen uitvoeren. Je denkt met hen mee, doorziet snel wat er nodig is en komt met oplossingen waarbij je rekening houdt met de richtlijnen. Vertrouwelijke informatie is bij jou in veilige handen en je vind snel je weg in digitale registratie/inkoop en/of kwaliteitssystemen. Verder heb je snel door welke vraagstukken prioriteit hebben, ben je flexibel en kun je goed omgaan met onverwachte zaken. Wij streven binnen het secretariaat naar een mate van uitwisselbaarheid qua werkzaamheden. Dit houdt in dat je bij afwezigheid van een collega diens werkzaamheden kunt overnemen om de continuïteit van de ondersteuning te kunnen waarborgen. Het heeft onze voorkeur als je op de vrijdag kunt werken.

Je kunt jouw cv en motivatie als bijlage in Word of Pdf-bestand per
e-mail onder vermelding van het kenmerk sturen aan [email protected]. We nodigen je graag uit om ook iets over jezelf te vertellen.

• De functie betreft een vertrouwensfunctie. Gelet hierop zal er een veiligheidsonderzoek door de AIVD opgestart worden en zal er een zgn. Verklaring van Geen Bezwaar afgegeven moeten kunnen worden alvorens definitieve aanstelling plaats kan vinden.
• Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het NFI van groot belang. Om die reden vragen wij nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent het Gedrag te overleggen. Ook een geheimhoudingsverklaring maakt deel uit van het sollicitatieproces.
• Vaardigheidstests en het inwinnen van referenties kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Doe je als rijksambtenaar een beroep op een voorrangspositie? Stuur dan ook een kopie van je beschikking mee.
• Voor medewerkers binnen de Rijksoverheid behoort een detacheringsovereenkomst tot de mogelijkheden.
• Hybride werken behoort tot de mogelijkheden
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.