Management Ondersteuner bij Defensie

Binnen het Bedrijfsbureau COC2 en I&V IT zijn wij op zoek naar een Management Ondersteuner voor 38 uur per week.
Als Management Ondersteuner ben jij, samen met collega management ondersteuners, de spil en het visitekaartje van de afdeling en houd jij je bezig met secretariële, administratieve, facilitaire en algemeen ondersteunende werkzaamheden. 

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Wat ga je doen?

Secretariële ondersteuning
-    Plannen van afspraken in agenda’s en agenda beheer 
-    Voorbereiden van vergaderingen, opstellen vergaderagenda’s en completeren en voorleggen vergaderstukken
-    Notuleren en verslaglegging van vergaderingen
-    Verzorgen van inkomende en uitgaande post 

Facilitaire ondersteuning
-    Organiseren van recepties, bijeenkomsten, lunches, diners en overige catering verzoeken
-    Het zorgdragen voor kaarten, bloemen en cadeaus
-    Beheren van vergaderruimtes  
-    Facilitaire meldingen m.b.t. werkomgeving
-    Beheren en verzorgen van kantoorbenodigdheden voor medewerkers
-    Beheren van bijbehorende representatiebudgetten

Algemene ondersteuning
-    Verzenden van afdelingsinformatie 
-    Aanmelden van bezoekers
-    Beheren van distributielijsten 
-    Afhandelen van standaard vragen en verzoeken, zowel mondeling als schriftelijk 
-    Key-user XPost en regelen autorisaties

Wat vragen we? 

-    Je hebt minimaal aantoonbaar MBO werk/denkniveau;
-    Aangevuld met een secretariële opleiding
-    Uitstekende vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden;
-    Goede vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van gegevens en  overzichten;
-    Uitstekende beheersing van MS-Office; Outlook (mail en agendabeheer), Excel, PowerPoint en MS Teams

Competenties:
Wij zoeken een gedreven teamspeler met een flexibele instelling en een proactieve houding om onze organisatie te versterken. Als Management Ondersteuner ben je het visitekaartje van de afdeling en zal je een cruciale rol spelen in het coördineren van taken, waarbij nauwkeurigheid en efficiëntie van essentieel belang zijn, in een werkomgeving met veel adhoc werkzaamheden. Je vermogen om goed te kunnen plannen en organiseren, gecombineerd met proactief zijn en sterke samenwerkingsvaardigheden, zal bijdragen aan het succes van ons team.

Als je denkt dat deze functie bij je past, en de sollicitant bent die wij zoeken solliciteer dan nu en overtuig ons met je motivatie waarom jij de perfecte aanvulling op ons team zou zijn!

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

#LI-ROBBERT #LI-ROBBERT #LI-Hybrid