Managementassistent

De directie Transacties en Projecten van het Rijksvastgoedbedrijf werkt aan enkele van de meest complexe en zichtbare vastgoedprojecten van Nederland. Denk aan de renovatie van het Binnenhof, grootschalige verbouwingen van rijkskantoren en de verduurzaming van overheidsgebouwen. Achter deze projecten staan directeuren, afdelingshoofden en projectteams die dagelijks sturen op planning, contractmanagement, inkoop en technische expertise.

Wil jij hen als managementassistent professioneel ondersteunen, zodat zij zich volledig kunnen richten op deze maatschappelijke opgaven? Dan is dit jouw kans.

In deze functie zorg jij dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt. Je ondersteunt één of meerdere managers, projectleiders of projectteams en bent hun vaste aanspreekpunt voor administratieve en secretariële ondersteuning. Concreet betekent dit:

• Je beheert complexe agenda’s en plant afspraken en vergaderingen, zowel fysiek als digitaal. Met globale afhandelingen is het afhandelen en reageren op mails van je manager ook aan jou toevertrouwd.
• Je organiseert bijeenkomsten van A tot Z en zorgt dat alle betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken.
• Je notuleert vergaderingen en MT’s, werkt verslagen zorgvuldig uit, beheert dossiers en zorgt dat documenten correct worden opgeslagen en gedeeld.
• Je werkt nauw samen met collega’s van andere secretariaten binnen het bedrijfsbureau en houdt overzicht over wat er speelt binnen de afdeling. Jij bent de spil en speelt binnen de directie, de afdeling en het bedrijfsbureau een coördinerend rol door te acteren waar nodig is.

Je bent meer dan alleen organisatorisch sterk. Je kent de voorkeuren en werkwijze van de managers en teams die je ondersteunt. Je weet hoeveel voorbereidingstijd zij nodig hebben, hoe zij hun agenda het liefst ingericht zien en anticipeert proactief op wijzigingen. Jij zorgt voor rust, inzicht en structuur in de waan van de dag en met vertrouwelijke informatie ga je vanzelfsprekend zorgvuldig om.

Daarnaast heb je oog voor de mensen achter de projecten. Je signaleert wanneer extra aandacht of ondersteuning nodig is en onderneemt passende actie. Of het nu gaat om het organiseren van een attentie of het meedenken bij een praktische uitdaging: jij zorgt dat het geregeld wordt.

Je brengt structuur en overzicht in een dynamische projectomgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Tegelijkertijd krijg je ruimte om jezelf verder te ontwikkelen en kun je bijdragen aan de organisatie van externe bijeenkomsten, teamactiviteiten en evenementen. Dat maakt de functie inhoudelijk én organisatorisch afwisselend.

Kortom: als managementassistent ben jij een onmisbare schakel binnen een directie die werkt aan projecten met nationale impact. Jij zorgt dat alles achter de schermen professioneel en efficiënt verloopt — en levert daarmee een directe bijdrage aan het succes van deze bijzondere vastgoedopgaven.

Enthousiast geworden? Reageer direct! Kennismaking kan wat ons betreft snel plaats vinden. Wil je meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met Leonore Elias, hoofd bedrijfsbureau via 06-11692131, zij staat je graag te woord.

• Een afgeronde MBO opleiding in de richting van managementassistent of secretariële ondersteuning.
• Minimaal vier jaar relevante werkervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie. Ervaring binnen de overheid is een pré.
• Een hoge mate van nauwkeurigheid en organisatiesensitiviteit: je begrijpt hoe verhoudingen binnen een complexe organisatie werken en handelt daarnaar.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Het vermogen om zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen en tegelijkertijd effectief samen te werken met managers en collega’s.

• We zoeken voor meerdere plekken in de organisatie managementondersteuning. Tijdens het gesprek kunnen we je hier meer over vertellen. Op basis van de gesprekken en voorkeuren wordt je bij een programma, project of afdeling geplaatst. Je kunt uiterlijk 1 mei starten in deze functie bij de RVB.
• De sollicitatiegesprekken vinden plaats in Den Haag waarbij de 1e ronde plaatsvind op 1e 11 maart en de 2e ronde in de week erna.
• Wil je meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met Leonore Elias, Hoofd Bedrijfsbureau (06-11692131) of met Chris van der Sloot, Adviseur werving en selectie (06-11135303).
• Voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf vragen we je om een VOG te overleggen. Voor enkele functies vragen we je om een screening te doorlopen. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto’s beschikbaar.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we hybride; onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Ga er hierbij vanuit dat zeker 50% van je werkzaamheden op kantoor plaatsvinden. Het kan ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

Klik hier als je nieuwsgierig bent naar wat het Rijksvastgoedbedrijf jou te bieden heeft.

Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken. Hier vind je meer informatie daarover.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.