Dit ga je doen

Ben jij die enthousiaste, ervaren en flexibele managementassistent die het team managementassistenten van de directie Bestuursondersteuning bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) komt versterken?

We zijn op zoek naar een ervaren managementassistent op het secretariaat van de directeur-generaal (DG) Sociale Zekerheid en Integratie (SZI).

Het werken op bovengenoemde secretariaat vraagt een proactieve, flexibele en positieve werkinstelling. Je werkt nauw samen met je directe collega managementassistenten, de adviseurs, de kamerbewaarders en de chauffeurs. Samen zorgen jullie voor een professionele en soepele ondersteuning van de DG. Je zorgt voor een overzichtelijke agenda, signaleert vroegtijdig knelpunten en verzorgt netjes en accuraat de stukkenstroom tussen bestuurders, bewindspersonen en het departement. Je bent een belangrijke schakel tussen de politieke en ambtelijke top en de ambtelijke organisatie. Je onderhoudt contact met externe partijen en bent op die manier een visitekaartje van het directoraat.

Als managementassistent:

beheer en bewaak je de (complexe) agenda en de e-mailbox van de DG.
maak en plan je afspraken, ook voor de langere termijn, signaleer je eventuele knelpunten en geef je opvolging aan gemaakte afspraken.
ben je effectief in het organiseren van vergaderingen en afspraken, meld je in overleg met de facilitair medewerkers bezoekers aan en regel je de locaties en catering.
zorg je voor een tijdige en klantvriendelijke afhandeling van telefoontjes, e-mail en post, en jaag je uitgezette acties na.
zet je (pro)actief de vergaderstukken en andere overlegstukken in iBabs (documentatiesysteem).

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Dit vragen wij

Om goed invulling te kunnen geven aan deze dynamische rol:

heb je minimaal een mbo 4-diploma of hbo-niveau (of gelijkwaardig) in een secretariële richting en minstens drie jaar ervaring met het intensief ondersteunen van een algemeen directeur of bestuurder.
ben je 36 uur per week inzetbaar en bereid om op de vrijdag te werken.
ben je bereid om veelvuldig (ten minste twee dagen) op kantoor te werken indien dat nodig is voor de werkzaamheden.
weet je je weg te vinden binnen de (digitale) systemen en programma’s zoals iBabs, DigiDoc en je beheers je de Windows-gestuurde programma’s van Microsoft Office.
heb je een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Deze functie is ingeschaald in schaal 8. Je precieze inschaling is afhankelijk van je opleiding en werkervaring.

Jouw verlofperiode stem je, naast je duo-collega bij DGSZI, ook af met jouw collega managementassistenten van het secretariaat directeur-generaal Werk, omdat jullie elkaar vervangen.

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

Hier kom je te werken

Meer over de afdeling Bestuursondersteuning

Je gaat aan de slag bij de directie Bestuursondersteuning (BO), de spil van ons ministerie. De directie ondersteunt de politieke en ambtelijke leiding van SZW op diverse vlakken, van advisering en innovatie tot managementondersteuning en kabinetszaken. Zo kan de leiding zich op de juiste momenten met de juiste zaken bezighouden. De dynamiek van de politieke en maatschappelijke actualiteit is op jouw werkplek altijd voelbaar.

De directie Bestuursondersteuning werkt vanuit de volgende doelstellingen:
• We zorgen voor een goede, tijdige en betrouwbare ondersteuning van de ambtelijke en politieke leiding. Daarvoor is hoogwaardige politiek-bestuurlijke advisering nodig, ondersteund met een vlotte en accurate procesondersteuning.
• We dragen daarmee bij aan goede, integrale en tijdige politieke en bestuurlijke besluitvorming.
• We dragen bij aan de samenhang en verbinding tussen de verschillende onderdelen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SWZ).
• We staan ten dienste van de SZW-organisatie als geheel.
• We hebben uit hoofde van de centrale positie in het departement bijzondere taken als het gaat om crisisbeheer, advisering calamiteiten en kabinetszaken (onderscheidingen en predicaten, protocollaire evenementen en bijzondere taken).
• Daarnaast speelt BO een rol bij het opzetten en uitvoeren van departementsbrede projecten en programma's, zoals het supportteam innovatie.

Over SZW

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen zodat je zelf kunt bijdragen aan je eigen toekomst. Als het tegenzit zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.

Wij willen beleid maken dat voor iedereen werkt. We luisteren naar wat er speelt in de samenleving; werken nauw samen met partners, en spelen in op nieuwe ontwikkelingen, nationaal en internationaal. We buigen ons over vragen die niet bepaald tot de gemakkelijkste behoren. Over het sociaal beleid, de toekomst van de verzorgingsstaat en de betaalbaarheid van de oudedagsvoorziening. Maar ook over de vergrijzingsproblematiek en de veiligheid op de werkplek.

We stimuleren de naleving van regels en als er misstanden zijn, treden we op. Het ministerie geeft als werkgever het goede voorbeeld.

Bijzonderheden

Let op: zet geen bijzondere persoonsgegevens in je cv en sollicitatiebrief (voor meer informatie, zie:Wat zijn persoonsgegevens? | Autoriteit Persoonsgegevens).
De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken), een gesprek met de bestuurder en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
De selectiegesprekken vinden plaats op donderdag 4 september.
In eerste instantie gaat het om een tijdelijk contract voor 1 jaar, met uitzicht op een vast contract;
Omdat je in je functie te maken krijgt met zeer vertrouwelijke informatie, vindt er bij aanstelling een veiligheidsonderzoek A plaats door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst. Meer informatie over een veiligheidsonderzoek vind je hier:https://www.aivd.nl/onderwerpen/veiligheidsonderzoek

Wat bieden wij jou nog meer?

Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
Een mooie werkomgeving, op een paar minuten afstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega’s af.
De mogelijkheid tot hybride werken (het percentage dat je vanuit huis, dan wel op kantoor werkt kan echter per functie/afdeling verschillen).
Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.

Tip!! Download deze vacaturetekst, inclusief de gegevens van de vacaturehouder, voordat de vacature sluit. Hierna zijn deze gegevens online nl. niet meer zichtbaar.

Managementassistent directeur-generaal Sociale Zekerheid en Integratie