Dit ga je doen

Als managementondersteuner (Directie Oost Europa (DEU-OOST) ondersteun je de afdeling incl. het afdelingshoofd. Je werkt nauw samen met andere managementondersteuners van het secretariaat wat betreft directie-brede processen en je valt voor elkaar in wanneer nodig. De belangrijkste werkzaamheden:

Verlenen van adequate ondersteuning aan de afdeling DEU-OOST en hoofd DEU-OOST op het gebied van organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden. Daaronder valt bijvoorbeeld het maken van afspraken (aanmelden en begeleiden van bezoekers), het bijhouden van systemen als DEU-postbus, Travelpoint, declaratieverwerking, E-facturen, SWR, etc. en het maken van verslagen en opstellen van notulen.
Zelfstandig bewaken van de voortgang en afhandeling van taken en het tijdig signaleren en rappelleren.
Zorgdragen voor de in- en uitgaande crypto-post en je hebt een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de integriteit en veiligheid van de informatie die je in handen krijgt.
Rekening houden met gestelde prioriteiten en zelf een inschatting maken van het belang en de urgentie.
Fungeren als vraagbaak c.q. front-office en het ontvangen van bezoekers en hen te woord te staan.
Als team samenwerken met de andere 4 managementondersteuners van het DEU secretariaat en het op soepele wijze overnemen van taken wanneer dat nodig is. Samen zorgen jullie voor een goede werksfeer.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Neem in de motivatie de onderstaande functie-eisen mee.

Ervaring met secretariële werkzaamheden en taalbeheersing
Je hebt enige relevante werkervaring en basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale overheid. Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift en de Engelse taal (basisbeheersing).

Flexibiliteit

Je schakelt gemakkelijk tussen taken als de omstandigheden daar aanleiding toe geven (natuurlijk in wederzijdse afstemming met je leidinggevende). Je kiest een plan van aanpak die past bij de situatie en schakelt bij weerstand of onverwachte omstandigheden over op een andere aanpak. Je past doelen en je eigen gedrag aan de omstandigheden daar om vragen. Je bent in staat je eigen opvatting aan te passen op basis van nieuwe informatie.

Klantgerichtheid

Je vraagt door naar de wensen van manager en/of medewerkers, biedt ondersteuning of verwijst door naar het juiste loket of de juiste procedure. Je maakt heldere afspraken en komt deze na. Je bewaakt naleving en voortgang op de aan jouw toevertrouwde taken. Je vindt een balans tussen een dienstverlenende en proactieve assertieve houding en wijst anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden. Je houding is correct, assertief en klantgericht richting zowel collega’s als externe bezoekers.

Plannen en organiseren

Je maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken. Je houdt overzicht over de werkzaamheden en stelt prioriteiten. Je geeft aan wat nodig is om de functie goed te kunnen uitoefenen. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving.

Samenwerken
Je maakt afspraken met collega’s over werkverdeling en vervanging. Je treedt verbindend op naar collega’s en je communiceert interne afspraken helder naar manager en/of medewerkers. Je herkent behoeften, je staat collega’s bij waar nodig en geeft collega’s opbouwende feedback. Je draagt actief bij aan een veilige werkomgeving en je bent en blijft ook onder grote werkdruk benaderbaar en plezierig. Je hecht waarde aan diversiteit en inclusie en bent bereid actief deel te nemen aan DEU-brede activiteiten op dat vlak.

Integriteit

Je geeft vriendelijk doch helder de eigen (professionele) grenzen aan. Je gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie. Je bent niet te verleiden om vertrouwelijke informatie te misbruiken dan wel aan buitenstaanders te verschaffen.

Hier kom je te werken

Meer over DEU/OOST

Leuk dat je interesse hebt in werken bij de directie Europa (DEU), de grootste regiodirectie binnen BZ!

Samen beheren en faciliteren we de Nederlandse bilaterale relaties met 54 landen in Europa met een enorme diversiteit: van Reykjavik tot Astana, van Oslo tot Ankara en van buurlanden tot de Oostelijk Partnerschapslanden. De Nederlandse inbreng in de Raad van Europa en de Benelux zijn tevens belegd bij DEU. We houden ons bezig met onderwerpen die centraal staan in de politieke actualiteit: van veiligheid in en om Europa, migratie, respect voor de rechtstaat tot het versterken van duurzame welvaart. Als regiodirectie hebben we zowel intern als extern een sturende rol om de belangen van alle directies en departementen interdepartementaal te coördineren (integrale landensturing). Oftewel DEU is een echte spin in het web. In het bijzonder werken we nauw samen met zowel de directies onder Directeur-Generaal Europese Samenwerking als onder Directeur-Generaal Politieke Zaken.

Omdat de onderwerpen in de DEU-regio veel aandacht krijgen en van groot belang zijn, is het werk bij de directie dynamisch en afwisselend. DEU organiseert veel inkomende en uitgaande bezoeken, inclusief staatsbezoeken; ook organiseren we tal van sessies voor en met onze posten in de regio en in Den Haag; denken we na over de strategische inzet in onze regio’s en zetten die om in beleid. We begeleiden de ministers, adviseren onze DG’s en andere collega’s binnen en buiten BZ; bouwen aan netwerken en zetten die in. We buigen ons over sturingsinstrumenten en dragen actief bij aan BZ-brede thema’s als Diversiteit en Inclusie, veiligheid op de werkvloer, integriteit en (taal)leertrajecten.

Dit alles doen we om de relaties in Europa te versterken en daarmee bij te dragen aan vrede, rechtvaardigheid, veiligheid en duurzame welvaart voor Nederland en de wereld. Door kennis over ontwikkelingen in en tussen Europese landen in te zetten t.b.v. beleid in bilateraal en multilateraal verband, maar ook door samenwerking met onze posten, collega directies, andere departementen, landen en organisaties. Dit alles door goed en zonder oordeel te luisteren naar elkaar en ieders bijdrage aan onze gezamenlijke doelen te waarderen en stimuleren.

De directie telt momenteel zo’n 70 medewerkers en bestaat uit vier afdelingen (West-Europa, Midden-Europa, Oost-Europa en Oekraïne) en een bedrijfsbureau (het Ankerpunt). Onder DEU vallen ook de Gezant Oekraïne, een Strategisch Beleidsadviseur en de Speciaal Vertegenwoordiger voor het Oostelijk Partnerschap. Het managementteam van de directie bestaat uit de directeur, de plaatsvervangend directeur, de vier afdelingshoofden en de coördinator postennet/ directiesecretaris.

Met dit pakket val je onder de afdeling DEU/Oost-Europa, gezamenlijk werken jullie aan de betrekkingen met landen aan de oostelijke kant van Europa inclusief Rusland en het Oostelijk Partnerschap. DEU-OOST gaat tevens over de Raad van Europa. De afdeling heeft een speciale verantwoordelijkheid voor MH17.

Ook is het mogelijk dat je als lid van het secretariaat taken oppakt die DEU-breed zijn. Het kan bovendien zijn dat je takenpakket tijdens de plaatsing verandert.

DEU is een moderne, platte en flexibele directie. Binnen DEU zorgen we voor elkaar en houden we elkaar extra in de gaten als de werkdruk hoog en aanhoudend is. Ook in de hybride context schenken we hier aandacht aan en sporen we collega’s op tijd aan de bel te trekken en om voldoende verlof op te nemen. Ontspanning zoeken we op door na het werk een drankje of een hapje te doen; geregeld samen te lunchen aan de keukentafel of deel te nemen aan de activiteiten die de sociale commissie van DEU voor ons organiseert. Nieuwe collega’s kunnen rekenen op een goed inwerktraject, incl. goede overdracht, dat erop gericht is in korte tijd zoveel mogelijk collega’s te ontmoeten en DEU in alle facetten te leren kennen.

Daarnaast investeren we in de ontwikkeling van onze medewerkers, zowel op gebied van taal, EU-kennis, thematische onderwerpen, digitale tools als op gebied van soft skills (communicatie, intergenerationele samenwerking, persoonlijk leiderschap etc.). We zien dit als essentieel om de kwaliteit, flexibiliteit en diversiteit van de directie blijvend te versterken.

DEU hecht zeer aan een veilige en een plezierige werkomgeving waarin collega’s zich thuis voelen en zichzelf kunnen zijn ongeacht de functie die ze bekleden, de ervaring die ze wel of niet meebrengen, achtergrond en ideeën. We respecteren elkaar en onderschrijven de kernwaarden van BZ en staan achter de missie en visie van DEU die gestoeld is op kennis, samenwerking en verbinding. Wij zijn altijd op zoek naar wat we zelf kunnen doen als het gaat om Diversiteit & Inclusie. Dat kenmerkt een DEU-er en iedereen binnen DEU draagt daar op zijn/ haar/ hun manier aan bij. De prettige sfeer waarin we werken is hiervan het resultaat en ons veel waard. D&I staat hoog op de agenda van de directie en op gezette tijden werken we in verschillende samenstellingen aan D&I thema’s en vertalen we de uitgangspunten door in onze instrumenten en werkwijzen. We verwachten van nieuwe DEU-ers een open en actieve houding. In het gesprek nodigen we je uit je gedachten hierover met ons te delen en toe te lichten hoe jij hieraan wil bijdragen.

Over Ministerie van Buitenlandse Zaken

De wereld verandert snel. In een tijd waarin geopolitieke spanningen groeien en de internationale omgeving turbulenter wordt, staat Buitenlandse Zaken (BZ) midden in de wereld van verandering.
Het werk van Buitenlandse Zaken draait om meer dan beleid alleen: we zorgen dat de belangen van Nederlanders overal ter wereld worden behartigd, dat onze waarden overeind blijven en dat onze vrijheden beschermd worden. Daarbij zoeken we steeds opnieuw de juiste balans tussen waarden, welvaart en weerbaarheid. Dit zijn geen makkelijke afwegingen, maar juist dáár maakt Buitenlandse Zaken het verschil.
Als één team werkt Buitenlandse Zaken samen met andere departementen, ieder vanuit de eigen rol en expertise, om richting te geven aan keuzes die ons allemaal raken. Vanuit Den Haag én in de rest van de wereld zijn we elke dag actief om Nederland sterker en veiliger te maken.
Wij zijn de schakel tussen de Nederlandse regering, de regeringen van andere landen en tussen Nederland en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. We bouwen aan stabiliteit en veiligheid, maar ook aan kansen: voor Nederlanders die in het buitenland wonen, werken of reizen en openen deuren voor bedrijven die internationaal hun weg zoeken. Zo dragen we bij aan economische groei waar ook Nederland welvarender van wordt én dragen we bij aan een veilige, rechtvaardige en duurzame wereld.
Met 157 ambassades, consulaten-generaal en permanente vertegenwoordigingen zijn we wereldwijd aanwezig. Samen met ruim 3.200 collega’s in Den Haag, 800 uitgezonden BZ-medewerkers, 360 attachés en liaisons en meer dan 2.200 lokale medewerkers vormen we een krachtig netwerk dat het Nederlandse buitenlandbeleid uitdraagt.

Diversiteit en inclusie

BZ voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie waarin elk team is samengesteld uit collega’s met diverse visies, achtergronden en persoonlijke kenmerken zoals gender (identiteit) en seksuele oriëntatie, cultuur en leeftijd. We bevorderen ook dat BZ een afspiegeling is van de Nederlandse samenleving en dat lokale collega’s op onze posten de lokale samenleving weerspiegelen. We doen dit door de talenten van mensen optimaal in te zetten en te benutten en door bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent te streven naar diversiteit in onder meer sekse, sociale en culturele achtergrond, en leeftijd.

Cookies op WerkenvoorNederland.nl

Managementondersteuner