De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Dienstverlenen een vacature voor Managementondersteuner. Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan een jaarcontract worden aangeboden.
In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.
Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om een flexibele en daadkrachtige ondersteuning van betrokken teams.
Wat ga je doen?
“Als Managementondersteuner ga je als een duizendpoot te werk binnen een dynamische directie, waarbij jouw focus ligt op het plannen en organiseren én het ontzorgen van drie operationeel managers en collega’s uit hun teams.”
Als managementondersteuner geef je binnen de directie Dienstverlenen secretariële ondersteuning aan drie teams, te weten Klantinzicht, Digitale Strategie en de Staf. Alle drie de teams hebben niet eerder gewerkt met een managementondersteuner. Je werkt primair voor de drie managers van deze teams. Daarnaast verricht je ondersteunende werkzaamheden voor een aantal collega’s van Klantinzicht en Digitale Strategie. We verwachten van jou dat je deze rol vanuit je expertise en met enthousiasme vorm geeft en hiermee de betrokken managers ontzorgt in hun dagelijkse werkzaamheden.
Je werkt onder andere samen met het secretariaat van de directie. Zij ondersteunen het strategisch en tactisch management.
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
- Secretariële ondersteuning van de managers van de drie genoemde teams;
- Beheer van de agenda’s en mailboxen;
- Organiseren van overleggen en locaties, op verzoek plaatsen van vergaderstukken in Ibabs;
- Aanmelden van bezoekers;
- Op verzoek bestellen van bijvoorbeeld bloemen of andere attenties in het bestelsysteem van de IND;
- Onderhouden van de informatiepagina’s van de teams op intranet;
- Bewaken van voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken;
- Bijdragen aan het organiseren van interne evenementen.