Managementondersteuner

De directie Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ) zoekt twee managementondersteuners ter ondersteuning van de directeur en de afdelingshoofden. Ben jij een kei in organiseren, hou je van afwisseling en verantwoordelijkheid en wil je een centrale rol spelen? Dan is deze functie iets voor jou!

Wat ga je doen?
De twee managementondersteuners ondersteunen en ontzorgen de directeur en de afdelingshoofden; jullie zorgen ervoor dat alles op rolletjes verloopt. Een van de managementondersteuners ondersteunt de directeur en één afdelingshoofd, de andere managementondersteuner ondersteunt drie afdelingshoofden. Het onderscheid tussen schaal 7 en schaal 6 zit in de mate van zelfstandigheid, complexiteit en coördinerende taken: de S7-ondersteuner vervult een meer regisserende en proactieve rol met complexere werkzaamheden, terwijl de S6-ondersteuner zich primair richt op uitvoerende en ondersteunende taken.

Iedere dag is anders, maar in hoofdlijnen bestaan de werkzaamheden onder andere uit:

• Agendabeheer en communicatie: je plant afspraken, beheert agenda’s, beantwoordt telefoon- en mailverkeer en zorgt dat vergaderstukken tijdig en compleet beschikbaar zijn.
• Bedrijfsvoering: je houdt adressenlijsten bij, begeleidt het onboardingproces van nieuwe medewerkers, bestelt kantoorartikelen, verzorgt ICT-aanvragen en verwerkt ziek- en betermeldingen.
• Vergaderingen en bijeenkomsten: je organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en afspraken.
• Ondersteuning medewerkers: collega’s kunnen bij jou terecht met vragen of voor hulp bij diverse applicaties.

De managementondersteuners maken samen met de juridische ondersteuning deel uit van het Stafbureau van WJZ. Je werkt nauw samen met je collega’s en helpt bij juridische ondersteuning tijdens ziekte, drukte of verlof. Je ondersteunt bij diverse wetgevingsprocedures, zoals het verzenden van documenten naar de Eerste en Tweede Kamer en het Kabinet van de Koning, en bij de interne documentstroom van en naar bewindslieden. Verder bouw je een groot netwerk op binnen de organisatie en draag je bij aan een hecht en collegiaal team waarin iedereen elkaar ondersteunt.

Werktijden en aanwezigheid

• Gezien de aard van de functie is aanwezigheid op kantoor erg belangrijk en is thuiswerken beperkt mogelijk. De teamplanning hiervoor wordt in overleg gemaakt.
• Ben je nieuwsgierig geworden en wil je weten hoe een werkdag eruitziet of heb je andere vragen? Je kunt op werkdagen appen of bellen naar Dyonne (directiesecretaris) via 06-25 73 56 34.

• je hebt een afgeronde mbo-3/4 opleiding, het liefst een secretariële opleiding;
• je bent representatief, klantvriendelijk en je kunt goed samenwerken in een team. Een goede relatie opbouwen en onderhouden met je collega’s en directie gaat je goed af;
• je bent goed in plannen, organiseren en voert je taken snel en nauwkeurig uit;
• je bent pro-actief, zet je schouders eronder, toont eigen initiatief, signaleert actief en pakt zaken ook zelf op;
• je hebt een flexibele werkhouding, kunt snel schakelen tussen taken en bent stressbestendig;
• je weet om te gaan met vertrouwelijke personele- en bedrijfsmatige informatie die je tijdens je werk onder ogen krijgt.

Solliciteren?
In het kader van inclusief werven en selecteren vragen we je een brief te schrijven waarin je de onderstaande drie vragen beantwoordt. Solliciteer je voor schaal 7, dan vragen we je ook vraag 4 te beantwoorden.

1. Geef een concreet voorbeeld van een situatie waarin je meerdere taken of agenda’s tegelijk moest beheren. Hoe heb je dit aangepakt, welke keuzes maakte je en wat was het resultaat?
2. Beschrijf een situatie waarin je een vraag of verzoek kreeg dat niet meteen duidelijk was. Hoe heb je dit aangepakt, welke stappen heb je genomen en waarom?
3. Geef een voorbeeld van een situatie waarin je moest samenwerken met collega’s of leidinggevenden om een lastige klus of project succesvol af te ronden. Hoe heb je dit aangepakt en wat was het resultaat?
4. Beschrijf een moment waarop je uit eigen initiatief een probleem of taak hebt opgepakt zonder dat iemand je dat vroeg. Wat heb je gedaan, waarom en wat was het effect?

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op ons kantoor in Den Haag. 
• We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen worden overgenomen met behoud van de huidige contractvorm.
  
  

Algemeen:

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.