Managementondersteuner

Kom jij het verschil maken, als managementondersteuner bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) in Den Haag? Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich helemaal concentreren op hun belangrijkste werkzaamheden. En daarmee draag je bij aan eerlijk, gezond en veilig werk voor iedereen in Nederland.

Jij ontzorgt het Management
Dankzij jou hoeven directieleden, managers en medewerkers van SZW zich geen zorgen te maken over de planning en organisatie. Als managementondersteuner ondersteun je één of meerdere managers. Daarnaast bied je ook beperkte ondersteuning aan de afdeling waar je werkt. Je beheert (complexe) agenda’s en mailboxen, organiseert vergaderingen en doet administratieve werkzaamheden. Zo zorg je ervoor dat processen en werkzaamheden zo soepel mogelijk verlopen.

Verder zijn jouw taken onder andere het:

• afhandelen van telefoon, e-mail en post
• organiseren en beheren van de documentenstroom
• verzamelen van vergaderstukken en als dat nodig is een dossier aanmaken
• regelen van ICT-middelen en e-mailaccounts voor nieuwe medewerkers
• bijdragen aan het verbeteren van de dienstverlening en processen

Je komt te werken in het secretariaatsteam van het Directoraat-Generaal Sociale Zekerheid en Integratie (DGSZI). Binnen dit team van managementondersteuners zijn samenwerken, bijspringen waar nodig en elkaar vervangen een vanzelfsprekendheid. Bij de afwezigheid van de managementassistent ben jij haar vaste vervanger.

Toekomstige collega’s aan het woord:
“Ik haal heel veel voldoening uit het ontzorgen van het management. Het ene moment maak ik een afspraak voor een MT-lid, het volgende moment verzorg ik een lunch of boek ik een zaal. Die afwisseling zorgt dat ik elke dag met een lach aan het werk ga.” - Tatjana, managementondersteuner.

“Mijn werk is iedere dag weer een puzzel. Dat spreekt mij heel erg aan. Daar komt bij dat ik kan blijven doorgroeien. Een jaar geleden kwam ik binnen als ondersteuner van 2 managers, nu werk ik voor de directeur. Daardoor blijft het werk uitdagend. Ik verveel me geen moment!” - Funda, directie assistent.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Jij kunt uitstekend plannen en organiseren. Ook in drukke periodes bewaar jij je rust, behoud je het overzicht en zet je een tandje bij als dit nodig is. Heeft het management iets nodig of zie je dat er iets beter kan? Dan kom je direct in actie. Je stelt prioriteiten, bedenkt creatieve oplossingen en schakelt makkelijk met de juiste collega’s. Daarnaast ben je bereikbaar en zichtbaar binnen de directie. Je communiceert op een vriendelijke manier en hebt een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding. Waar nodig geef je tegengas en feedback.

Daarnaast:

• heb je een mbo opleiding in een secretariële richting (of daaraan verwant) gevolgd
• heb je eerdere ervaring als managementassistent, managementondersteuner of in een administratieve functie (met vergelijkbare taken als die in deze vacaturetekst worden genoemd)
• kun je goed werken met de programma’s van Microsoft Office, zoals Outlook en Excel
• maak je je digitale systemen als iBabs en Digidoc snel eigen
• spreek en schrijf je goed Nederlands

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

• Let op: zet geen bijzondere persoonsgegevens in je cv en sollicitatiebrief (voor meer informatie, zie: Wat zijn persoonsgegevens? | Autoriteit Persoonsgegevens).
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. Daarmee kan deze dus voor de einddatum sluiten. Wacht dus vooral niet tot de deadline met solliciteren.
• Alhoewel wij hybride werken omarmen is de bezetting van het fysieke secretariaat leidend. Je thuiswerkdagen stem je af met je leidinggevende. Omdat je echter een spilfunctie vervult op een directie, is het[DE3] van belang dat je minimaal 2 à 3 dagen per week op kantoor aanwezig bent. Daarbij geldt de woensdag als verplichte werkdag, i.v.m. de huidige bezetting.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Wat bieden wij jou nog meer?

• Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
• Een mooie werkomgeving, op een paar minuten loopafstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
• Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega’s en je leidinggevende af.
• Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.

Tip!! Download deze vacaturetekst, inclusief de gegevens van de vacaturehouder, voordat de vacature sluit. Hierna zijn deze gegevens online nl. niet meer zichtbaar.