Managementondersteuner Bedrijfsvoering

Het is een tijd waarin veel gebeurt en het thema migratie brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee. Om te zorgen dat de IND haar taken zo goed mogelijk kan uitvoeren, is de directie Bedrijfsvoering (BV) een belangrijke business partner voor advies, kaders, controle en uitvoering.

Het managementteam van BV wordt organisatorisch en procesmatig geadviseerd en ondersteund door het stafteam, bestaande uit stafadviseurs, informatiemanagement en managementondersteuners. Wij zoeken een nieuwe collega managementondersteuner als rechterhand van twee afdelingshoofden/tactisch managers.

Wat ga je doen?

Jij weet als geen ander dat een managementondersteuner van onschatbare waarde is. Jij bent de dirigent van de agenda en mailbox van jouw managers, zodat alles tot in de puntjes is voorbereid. Je houdt de regie over (digitale) overleggen en (onverwachte) afspraken. Dankzij jouw planning- en communicatieskills weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht.

Daarvoor heb je regelmatig agendaoverleg en kun je rekenen op de steun van je collega’s binnen het stafteam. Er wordt van je verwacht dat je creatief meedenkt, signaleert en zelfstandig problemen oplost.

De voornaamste elementen in je rol zijn:

• Complex agendabeheer en controle op alle mailboxen; die van jezelf, jouw directeur of afdelingshoofden en de gezamenlijke secretariaatsmailbox.
• Het plannen en organiseren van bijeenkomsten en overleggen, inclusief het boeken van zalen, lunches, overnachtingen e.d.
• De verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken, in systemen of via e-mail
• Algemene administratieve taken voor de directie Bedrijfsvoering, zoals het bijhouden van bestanden, het afhandelen van taken in systemen, het mailen van stukken en het plaatsen van agendastukken in systemen.
• Het regelen, ontvangen en begeleiden van bezoekers.

Natuurlijk doe je dit niet allemaal alleen. Naast je werkzaamheden voor jouw afdelingshoofd(en) pak je samen met de andere managementondersteuners algemene taken binnen het secretariaat op. Jullie zorgen er samen voor dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert. Het werk is afwisselend en je hebt veel contact met verschillende afdelingen.

Daarnaast staan regelmatig collega’s aan je bureau. Jij bent het eerste aanspreekpunt en tegelijkertijd de poortwachter voor vragen en verzoeken. Je aanwezigheid op ons kantoor op de 14e en 15e etage in Den Haag is daarom belangrijk. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, maar we zien je graag regelmatig op kantoor, in ieder geval op de woensdag.

• Je hebt mbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur aangetoond door opleiding of relevante werkervaring.
• Het beheren van een complexe agenda en mailbox van managers heb jij volledig in de vingers.
• Je houdt je hoofd koel wanneer alles tegelijk op je afkomt, ook bij onverwachte zaken en een ogenschijnlijk oneindig to-do-lijst.
• Je hebt ruime ervaring met het werken in een digitale werkomgeving (in ieder geval met MS Office)
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Competenties

• Klantgericht
• Voortgangscontrole
• Plannen en organiseren
• Flexibiliteit
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integriteit
• Zelfontwikkeling

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering 1 vacature voor een Managementondersteuner (FGR: Managementondersteuner S7).

Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende.

De selectiegesprekken worden gehouden op een nader te bepalen datum (na sluitingsdatum). Ben je niet beschikbaar in de periode na de sluitingsdatum, dan vermeld je dit in je motivatiebrief.

Bij voldoende sollicitanten kan de vacature eerder worden gesloten dan de aangegeven deadline. Na het sluiten van de vacature kunnen er voor deze ronde geen sollicitaties meer in behandeling worden genomen, we vragen je daarom vriendelijk om niet tot het laatste moment te wachten met het insturen van jouw sollicitatie.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.