Managementondersteuner bij de Raad voor Volksgezondheid & Samenleving

De Raad voor Volksgezondheid & Samenleving (RVS) is op zoek naar een betrokken en professionele managementondersteuner die ons team komt versterken. We verwelkomen graag een collega die van nature het overzicht bewaart, verbinding weet te maken en met plezier een ondersteunende rol vervult.

Je werkt zelfstandig, schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en staat open om te leren en je verder te ontwikkelen. Plannen en organiseren gaat je goed af en je haalt voldoening uit het zorgvuldig uitvoeren en afronden van uiteenlopende secretariële werkzaamheden.

Voel jij je aangesproken door deze afwisselende en betekenisvolle functie? Vind jij het leuk om binnen de staf van de RVS te zorgen dat de boel op rolletjes loopt? Dan kijken we ernaar uit om jouw sollicitatie te ontvangen.

Wat ga je doen als managementondersteuner? 

• In deze functie ben je een vertrouwd aanspreekpunt voor adviseurs en relaties van de RVS. Je biedt de staf ondersteuning op secretarieel vlak.
• In het bijzonder ondersteun en ontzorg je de algemeen secretaris/directeur door het beheren van diens agenda, waarbij je afspraken efficiënt plant en overzicht bewaart.
• Je speelt een belangrijke rol in de voorbereiding en organisatie van overleggen en stafbrede bijeenkomsten, waarbij je oog hebt voor een soepele en zorgvuldige uitvoering.
• Samen met je collega managementondersteuner beheer je de algemene dienstpostbus en zorg je ervoor dat binnenkomende berichten zorgvuldig worden behandeld en opgevolgd.
• Ook organiseer je interne en externe vergaderlocaties, regel je de catering en ontvang je gasten op een gastvrije en attente manier.
• De adviseurs kunnen op je rekenen voor diverse secretariële ondersteuning, zoals het inplannen van commissie­vergaderingen en andere organisatorische taken.
• Verder werk je regelmatig samen met je collega’s van Communicatie en Bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld bij een georganiseerd inwerkprogramma, de planning van sollicitatiegesprekken en draag je bij aan het uitbrengen van adviezen en het organiseren van bijeenkomsten, zoals aanbiedingsmomenten.

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt ervaring met de coördinatie, planning, voortgangsbewaking en uitvoering van operationele processen.
• Je hebt een dienstverlenende en pro-actieve houding en je kunt omgaan met piekbelastingen.
• Je bent digitaal vaardig en maakt systemen snel je eigen.
• We hechten bij de RVS veel waarde aan flexibiliteit & ontmoeting met het team. De woensdag is onze vaste kantoor dag, dan werken we als organisatie op kantoor. Gezien de ondersteunende functie verwachten we dat je de maandag, woensdag en donderdag op kantoor werkt. Op de vrijdagochtend ben je beschikbaar als je collega van management afwezig is.

• Wil je meer informatie over de functie? Neem dan per mail contact op via [email protected] voor een telefonische afspraak.
• We kunnen tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag.
• Ben je aangewezen als verplichte Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Stuur dan een kopie van de aanwijzingsbrief mee met je sollicitatie.
• De procedure bestaat uit een cv-selectie en twee gespreksronden.