Managementondersteuner Nationaal Programma Lokale Warmtetransitie (NPLW) (S6/7)

Wil je werken bij het Nationaal Programma Lokale Warmtetransitie en samen met twee energieke collega’s het programma ondersteunen? Als ervaren managementondersteuner ondersteun je de directeur van het programma, help je bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen op kantoor en op locatie, en bied je ondersteuning aan één/twee leden van het Management Team. Daarnaast ben je een belangrijke steun voor het team bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. Ben jij die enthousiaste collega die aan de slag wil met deze uitdaging?

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

- Het ondersteunen van de directeur van het programma en één/twee leden van het Management Team bij de planning van overleggen, bijeenkomsten, sollicitatiegesprekken. Je verzorgt onder meer de agendaplanning, verstuurt uitnodigingen, reserveert locaties en regelt de benodigde faciliteiten, zoals catering, lunches en borrels. Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van bijeenkomsten op kantoor en externe locaties, ontvang je gasten en deelnemers en zorg je voor een gastvrije en professionele ontvangst.

- Het ondersteunen van het team bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je bestelt kantoorartikelen, meldt bezoekers aan bij de receptie, verzorgt hotelreserveringen en ondersteunt bij andere praktische zaken. Daarbij fungeer je als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en weet je vragen zelfstandig te beantwoorden of de afhandeling via de juiste collega te coördineren.

- Het coördineren van een soepele onboarding van nieuwe medewerkers. Je voorziet ze van de juiste documentatie, regelt alle ICT- en IT-middelen en zorgt dat alles startklaar is op de eerste werkdag;

- Het vervangen van de twee programmaondersteuners tijdens afwezigheid. Dit gebeurt in goede onderlinge afstemming en kijkend naar wat prioriteit heeft.

- Je hebt MBO 4 werk- en denkniveau en ruime relevante werkervaring, bij voorkeur ervaring in het ondersteunen van een directeur en (project/programma) managers;

- Je bent een organisatietalent; als er evenementen of bijeenkomsten georganiseerd worden regel jij dat alle facilitaire zaken tiptop in orde zijn;
- Je bent stressbestendig en flexibel, je kunt omgaan met een dynamische omgeving en werkdruk;

- Je bent proactief en samenwerkingsgericht;

- De Microsoft 365 applicaties beheers je perfect; Excel, word en outlook kennen voor jou geen geheimen en hetzelfde geldt voor de iPhone en iPad. Ook de andere kantoorapplicaties en automatiseringssystemen die we bij het ministerie gebruiken ken je of kun je je snel eigen maken.
- Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

• De vacature is in schaal 6/7. Je wordt ingeschaald op basis van kennis en ervaring.
• Je bent 32 tot 36 uur per week beschikbaar.
• Binnen NPLW kan er op dit moment alleen tijdelijke invulling tot en met 31 december 2027 worden gegeven aan dit werkpakket. Solliciteer je binnen het Rijk en heb je een vast dienstverband of loopt je dienstverband af en is je volgende contract vast? Dan nodigen we je uit om alsnog te solliciteren, maar dan kan de invulling alleen via een detachering.
• Detachering voor een bepaalde tijd vanuit een gemeente, provincie, rijk, netbeheerder of andere organisatie is ook een mogelijkheid.
• NPLW is gehuisvest in het kantoor van de Unie van Waterschappen, Koningskade 40 in Den Haag. NPLW werkt voornamelijk hybride waarbij de dinsdag de verplichte kantoordag is in Den Haag. Je bent uiteraard ook op andere dagen op kantoor welkom of wanneer je werkzaamheden daarom vragen ben je op kantoor of op locatie.