Managementondersteuner Raad voor Cultuur

Denk jij altijd een stap vooruit, bewaar je goed het overzicht én krijg energie van organiseren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Bij de Raad voor Cultuur zoeken wij een managementondersteuner die met een glimlach structuur brengt, overzicht houdt en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je bent de rots in de branding voor het management én een belangrijke schakel in ons bureau. Geen dag is hetzelfde, en juist dat maakt dit werk zo leuk. Het mooiste? Met jouw organisatietalent maak je echt het verschil.

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner ben je primair verantwoordelijk voor secretariële werkzaamheden van het bureau. Gezamenlijk met jouw collega-managementondersteuner zorg je ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt. Jullie pakken samen onder andere de volgende werkzaamheden op:

• Agendabeheer en secretariële ondersteuning: Van zowel de secretaris-directeur als de voorzitter.
• Ledenadministratie: Bijhouden van de adreslijst, de termijnen, het opstellen en verzenden van de benoemings- en bedankbrieven van de commissies.
• HR/P-zaken: Registreren ziek- en herstelmeldingen.
• Telefoon: Aannemen en afhandelen van telefoongesprekken.
• Post: Registreren en behandelen van inkomende post en elektronische post.
• Bezoekers: Ontvangen en begeleiden van bezoekers voor de voorzitter van de raad en de secretaris-directeur.
• Catering: Catering organiseren bij bijeenkomsten en vergaderingen.
• Vergaderruimtes: Coördineren van vergaderruimtes: reserveringen beheren, voorzien in benodigde faciliteiten (zoals ICT en catering).
• Facilitaire ondersteuning: Zoals het verzorgen van de inkoop van kantoorartikelen en het netjes houden van de repro-ruimte.
• Werkprocessen secretariaat: Proactief verbetervoorstellen doen voor werkprocessen.

Samen met jouw collega zorg je ervoor dat het secretariaat elke dag bemenst is. Zo ben je niet alleen hét aanspreekpunt voor gasten en collega’s, maar draag je ook bij aan een fijne, gezellige, maar ook professionele werkomgeving waarin alles soepel loopt.

• je beschikt over een mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur door een secretariële opleiding;
• je hebt enkele jaren aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie;
• je beheerst Microsoft Office uitstekend;
• je kunt zelfstandig werken én goed functioneren in teamverband;
• je kunt goed plannen en organiseren; complex agendabeheer is voor jou vertrouwd;
• je werkt zorgvuldig, accuraat en dienstverlenend.

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Bij de Raad voor Cultuur streven we naar diversiteit en inclusiviteit op de werkvloer. Verschillende perspectieven op de culturele sector zijn in ons werk noodzakelijk. Breng jij een minder vertegenwoordigd perspectief met je mee, aarzel dan niet om te reageren.  

Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op 14 okt en 17 okt op ons kantoor in Den Haag. 
• De maandag is de vaste teamdag op kantoor.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.

Algemeen:

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.