Ben jij gemotiveerd om een bijdrage te leveren aan de ondersteuning van het management van de afdelingen bij het directoraat-generaal Koninkrijksrelaties en de medewerkers van de bijbehorende afdelingen? Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en energieke collega die wendbaar is in een dynamische omgeving. Ben jij degene met een vooruitdenkende blik, die eigen initiatief toont, het leuk vindt om in een team te werken, maar ook zelfstandig taken kan oppakken, flexibel en collegiaal is, en indien nodig inzetbaar is om pieken in het werk op te vangen in geval van vakantie of afwezigheid, dan zoeken wij jou.
Wat ga jij doen?
Binnen ons team van managementondersteuners werk je nauw samen met je directe collega’s van het secretariaat in Den Haag en het Caribische deel van het Koninkrijk (Curaçao, Aruba, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba) en zorg je dat de samenwerking binnen het team soepel verloopt. Samen ondersteunen jullie de managers waarbij je ook goed zelfstandig kan werken. Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor in- en externe partijen. Je houdt je bezig met het (complexe) agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer. Ook maak je afspraken waarbij veel belanghebbenden betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk is ingepland. Problemen die zich voordoen los je zoveel mogelijk op eigen initiatief op.
Je zorgt dat de vergaderdossiers tijdig en compleet via iBabs beschikbaar zijn voor jouw managers. Je spreekt anderen op vriendelijke wijze aan op hun bijdrage. Jij weet relaties op te bouwen met andere secretariaten en (beleids)medewerkers binnen BZK als daarbuiten. Jij weet wie belangrijke partners zijn voor jouw directie. Hierdoor weet je als eerste wat er speelt en neem je initiatief in bijvoorbeeld het inplannen van terugkerende afspraken. Ook draai je je hand niet om voor het organiseren van internationale dienstreizen.
Je bent het aanspreekpunt voor de medewerkers van de directie. Als facilitair- en ICT-contactpersoon help je de collega’s bij het inrichten van hun (digitale) werkplek, vraag je bloemen aan, bestel je kantoorartikelen en handel je ziek- en betermeldingen af. Ook zorg je dat informatie en processen betrouwbaar en vindbaar zijn en deel je deze met je omgeving. Kortom een veelzijdige functie die geen dag hetzelfde is.
Het veelzijdige vak van managementondersteuning is sterk in ontwikkeling. Vanuit jouw enthousiasme loop je voorop in de ontwikkelingen en neem je je collega’s hierin mee. Je draagt bij aan de vak ontwikkeling en houdt mogelijkheden tot verdere digitalisering op het oog.
Je werkzaamheden op een rij:
• Je beheert zelfstandig en proactief de (complexe) agenda’s van de managers;
• Je draagt zelfstandig zorg voor de afhandeling van de post en het telefoon- en e-mailverkeer;
• Je verzamelt stukken t.b.v. overleggen en plaatst deze in iBabs of print deze uit;
• Je organiseert vergaderingen en ondersteunt de managers op het gebied van personeelszaken (denk aan het inplannen van personeelsgesprekken);
• Je ondersteunt bij het werven en selecteren van nieuwe collega’s;
• Je zorgt ervoor dat relevante stukken in het digitaal archief worden opgeslagen en waar nodig worden voorzien van een digitale handtekening;
• Je ondersteunt bij het organiseren van internationale dienstreizen;
• Je bent ICT-contactpersoon.
Het afdelingshoofd van het cluster Proces en Ondersteuning heeft de verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering (8 fte’s) en is daarnaast ook leidinggevende voor het secretariaat (4 fte’s).