Medewerker Offertebureau

Van kazernes tot kantoren en van rechtbanken tot rijkskantoren: bij het Rijksvastgoedbedrijf werk je mee aan het vastgoed van Nederland. En daar hebben we jou bij nodig. Zorg jij er graag voor dat alles klopt tot in de details? En krijg je energie van structuur aanbrengen, overzicht houden en collega’s én klanten verder helpen? Dan zou deze rol goed bij je kunnen passen.

Als Medewerker Offertebureau ben jij degene die ervoor zorgt dat belangrijke projectfasedocumenten (PFD) en budgetophogingen goed geregeld zijn. Jij checkt of alles compleet is, of het inhoudelijk klopt en of het proces netjes is gevolgd. Daarna zorg je dat documenten op de juiste manier worden verstuurd, ondertekend terugkomen en goed worden vastgelegd in het systeem.

Je houdt het overzicht, bewaakt de voortgang en trekt op tijd aan de bel als iets blijft liggen. Daarmee ben je onmisbaar in het soepel laten verlopen van het proces achter de schermen.

De belangrijkste taken op een rij:
• Controleren van projectfasedocumenten (PFD) en budgetophogingen op juistheid, volledigheid en of ze voldoen aan de gemaakte afspraken en richtlijnen;
• Nagaan of alle bijlagen, voorwaarden en prijsafspraken correct zijn opgenomen en het proces goed is doorlopen;
• Verzenden van documenten naar klanten, inclusief een heldere en professionele begeleidende mail;
• Registreren en verwerken van documenten in de doorlooptijdlijst en systemen zoals FileNet;
• Bewaken van de voortgang van ondertekeningen en tijdig opvolgen als deze uitblijven.

Verder ga je documenten die retour komen controleren op ondertekening en volledigheid. Je archiveert ze en houdt de administratie netjes bij. Ook houd je de status in de gaten en geef je door waar het goed loopt of waar zaken sneller opgepakt kunnen worden. Daarnaast denk je mee over hoe het werk handiger kan. Vragen van klanten of collega’s beantwoord je zelf, of je zet ze door naar de juiste persoon. Dit doe je natuurlijk niet alleen: je werkt nauw samen met projectassistenten, projectadministratie en projectverantwoordelijken. Ook heb je regelmatig contact met externe klanten, bijvoorbeeld binnen het Rijk of Defensie. Jij weet daarin helder en prettig te communiceren.

Nieuwsgierig geworden naar de functie, maar wil je inhoudelijk nog wat meer informatie over deze functie? Bel of app met Patrick Slaats, Programmamanager, via 06 – 10 29 47 69 of met Bertien Eisen, via 06 – 46 93 52 97.

Je bent iemand die van nature gestructureerd werkt en oog heeft voor detail. Je vindt het prettig om dingen goed af te ronden en overzicht te houden, ook als er meerdere deadlines tegelijk spelen. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking op als dat nodig is.

Verder heb je:

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring in een administratieve of ondersteunende rol;
• Ervaring met systemen zoals Word, Excel en bij voorkeur een documentmanagementsysteem;
• Een proactieve houding: je ziet wat er moet gebeuren en pakt het op;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

• De gesprekken staan gepland op onze locatie in Utrecht.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto's beschikbaar.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met jouw leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.

Klik hier als je nieuwsgierig bent naar wat het Rijksvastgoedbedrijf jou te bieden heeft.

Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken. Hier vind je meer informatie daarover.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.