Medewerker Ost administratie BOB

De sectie onderwijs & vorming van de NLDA heeft tot doel om vanuit de verschillende domeinen gezamenlijk te werken aan ontwikkeling,
implementatie, ondersteuning en uitvoering van visie en beleid op het gebied van onderwijs, waarbij de klantvraag en de vertaling hiervan naar de opleidingen centraal staat, rekening houdend met vastgesteld Defensiebeleid op het gebied van opleidingen.

Het Bureau Onderwijs Bedrijfsvoering (BOB) valt binnen de Sectie Onderwijs & Vorming (SOV) en wordt geleid door het bureauhoofd. Het Bureau heeft tot doel om de administratieve ondersteunende O&T (Opleiding en Training) processen in te richten en te coördineren voor de gehele NLDA. In het verlengde van deze taak draagt het Bureau zorg voor de ondersteuning van de opleidingseenheden met betrekking tot de informatie systemen die de bedrijfsvoering van de opleidingen ondersteunen.

Omschrijving van de functie.
1. Ondersteunen van de twee bureau' s op secretarieel en administratief gebied, door:

• het beheren van agenda’s en het inplannen van afspraken
• het voorbereiden en complementeren van e-mails
• het opstellen van agenda's en notuleren van interne overleggen,
• het uitzetten van actiepunten en controleren van de voortgang,
• het archiveren van (vergader)stukken en documenten,
• het plannen van afspraken en organiseren van bijeenkomsten.

2. Ondersteunen van de interne bedrijfsprocessen, door:

• het verzorgen van communicatie met interne en externe stakeholders
• het onderhouden van een goed intern relatienetwerk,
• het verrichten van administratieve werkzaamheden ten behoeve van de bedrijfsvoering van de NLDA;
• het verzamelen, rangschikken en verwerken van cijfermatige en andere administratieve gegevens, die door de bureaus binnen de NLDA worden aangeleverd, en periodiek bijdragen aan presentaties van overzichten en het verrichten van user taken in de systemen;
• het procesmatig en procedureel ondersteunen van de besluitvorming over het bedrijfsvoeringproces.
• Super user SharePoint
• Het ondersteunen van data processen

3. Verrichten van projectmatige werkzaamheden, door:

• het ondersteunen van werkzaamheden binnen lopende projecten van collega’s op de afdeling.

Kennis/Opleidingseisen:

• MBO werk - en denkniveau;
• Kennis van Office
• Snel eigen kunnen maken van systemen
• Secretariële werkzaamheden
• Goede communicatie
• Goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Kennis van SharePoint

Competenties:

• Integer
• Nauwkeurig
• Klantgericht
• Samenwerken
• Flexibiliteit

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het Ministerie van defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.