OBP zoekt een collega voor wie procesdenken en procesmatig werken vanzelfsprekend zijn. Iemand die energie krijgt van het samen met teams onderzoeken hoe werk slimmer, beter en leuker georganiseerd kan worden. Zie jij verandering als een kans en begrijp je tegelijkertijd dat veranderingen voor collega’s soms ook spannend zijn? Dan is de rol van procesadviseur jou op het lijf geschreven.
De directie OBP levert een breed scala aan diensten, producten en processen voor het VWS-concern op het gebied van Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratieve Organisatie, Communicatie en Huisvesting (PIOFACH). De bedrijfsprocessen binnen het OBP-werkveld zijn dynamisch en continu in ontwikkeling. Producten, diensten, processen én teams veranderen voortdurend. Inzicht in processen en de manier waarop deze worden uitgevoerd is daarom essentieel om de kwaliteit en continuïteit van onze dienstverlening te waarborgen.
In 2023 is binnen OBP gestart met procesbeheer en in februari 2024 is de eerste procesadviseur aangesteld. De afgelopen periode is gewerkt aan een duidelijke visie, aanpak en doelstellingen voor procesbeheer. Inmiddels heeft procesbeheer zich bewezen als een waardevol instrument voor procesoptimalisatie, kennisborging en efficiënter werken. Daarnaast vormt de procesbibliotheek het geheugen van de organisatie.
Om procesbeheer verder te professionaliseren en minder kwetsbaar te maken, zoeken wij een tweede procesadviseur ter versterking van het team.
Belangrijk om te weten
Het betreft een tijdelijke functie tot en met 31 december 2026. In deze periode speel je een belangrijke rol in de verdere inrichting en ontwikkeling van procesbeheer binnen OBP.
Wat ga je doen?
Procesbeheer binnen OBP is een meerjarig verandertraject met een sterk veranderkundig karakter. Als procesadviseur draag je actief bij aan het bevorderen, ondersteunen en coördineren van procesgedreven verbeteringen binnen de organisatie. Daarbij werk je vanuit een bottom-up benadering, zodat eigenaarschap en bewustzijn binnen teams ontstaan.
Je houdt je onder andere bezig met:
- Het opstellen, beheren en actualiseren van procesbeschrijvingen en werkinstructies;
- Het adviseren van proceseigenaren en procesambassadeurs over procesinrichting en procesinstrumenten;
- Het begeleiden van procesverbeteringen en Lean-trajecten;
- Het stimuleren van procesdenken en het vergroten van procesbewustzijn binnen teams;
- Het creëren van meer structuur en duidelijkheid in rollen, taken en verantwoordelijkheden;
- Het coördineren van procesbeheer samen met je collega-procesadviseur.
Je werkt binnen het team Kwaliteit, Procesbeheersing en Advies (KPA), onderdeel van Werkomgeving, Inkoop, Strategie en Proces (WISP) binnen de directie OBP. Samen met collega’s en een informeel netwerk van procesambassadeurs bouw je verder aan professioneel procesbeheer binnen de organisatie.
Procesbeheer is een relatief nieuw en belangrijk thema binnen OBP. De komende periode krijg je volop ruimte om mee te bouwen, te pionieren en zichtbaar impact te maken op de professionalisering van de dienstverlening.
Functie-eisen
Wij zoeken een procesadviseur die:
- Aantoonbare ervaring met het beschrijven en verbeteren van bedrijfsvoeringsprocessen bij de Rijksoverheid;
- Ervaring heeft met procesbeschrijving, procesbeheer en procesverbetering;
- Teams kan begeleiden in veranderkundige trajecten en draagvlak weet te creëren;
- Ervaring heeft met Lean-methodieken en het begeleiden van verbetertrajecten;
- Analytisch sterk is en organisatiebelangen weet te combineren met aandacht voor medewerkers;
- Communicatief vaardig is en gemakkelijk samenwerkt met verschillende stakeholders.
De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) laat VWS beter presteren. Doordat OBP zich richt op de organisatie, bedrijfsvoering en personeel kunnen onze collega’s zich richten op hun taak. Zo maken wij het verschil.
De directie OBP bestaat uit de volgende afdelingen:
- Personeel en Organisatie: richt en ondersteunt de ontwikkeling van de medewerkers, managers en organisatie van VWS door onder andere HT beleidsontwikkeling, advisering bi personele, arbeidsjuridische en integriteits-gerelateerde vraagstukken als ook recruitment, organisatie-advies en de afhandeling van administratieve p-processen.
- VWS Flex: koppelt concern breed de vraag naar tijdelijk werk op prioritaire dossiers aan de beschikbare tijdelijke capaciteit. Daarmee levert VWS Flex een bijdrage aan het resultaatgericht en flexibel werken binnen VWS en het beperken van externe inhuur.
- Werkomgeving, Inkoop, Strategie en proces (WISP): is verantwoordelijk voor de implementatie van rijksbrede kaders bij VWS en voor specifieke kaderstelling en specialistische advisering ten behoeve van het VWS-bestuur en de VWS-onderdelen op het gebied van faciliteiten, huisvesting en inkoop. WISP geeft gevraagd en ongevraagd advies op het gebied van rijksbrede bedrijfsvoering (Strategisch Advies). Tevens worden in opdracht van de directie Financieel Economische Zaken (FEZ) tweedelijns activiteiten op het gebied van kwaliteit en procesbeheersing uitgevoerd (Kwaliteit Proces & Advies).
- Informatievoorziening: ondersteunt het kerndepartement en dienstonderdelen in de informatiebehoefte, inclusief kaderstelling en toetsing in samenwerking met de directie Informatiebeleid, beheert applicaties en verzorgt toegang tot- en beheer van informatie. Informatievoorziening bestaat uit de teams CIO-Kern/Informatiemanagement, Kennisplein, I-team (functioneel beheer) en het programma Open Overheid.
- Bedrijfsbureau: ondersteunt de primaire processen van de directie, zoals bedrijfsvoering en ondersteuning, evenementenbureau, communicatie, inkoop, financiën & control en chauffeursdiensten.
Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:
- Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
- Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
- Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
- Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.
- Meer weten over de functie en de uitdagingen in ons team? Neem dan gerust contact op met Peter Vogel, Manager WISP via 06 - 50 17 51 24 of per mail [email protected];
- Goed om te weten: Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan;
- We zijn benieuwd naar jouw motivatie voor deze functie en zien een toelichting daarvan dan ook graag terug in je sollicitatiebrief. Daarnaast vragen we om in jouw cv uitvoerig jouw werkzaamheden te omschrijven, zodat we een juiste inschatting kunnen maken van jouw ervaring;
- Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
- Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie;
- Word je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek? Houd er alvast rekening mee dat de eerste gesprekken begin tussen week 26 en 27 worden gepland;
- VWS zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren. Lees meer informatie op werkenbijvws.nl. Heb je vragen over de Banenafspraak? Neem dan contact op met de adviseur Banenafspraak, de heer Gil Levy-de Graaf (06-21485312 of [email protected]).