De Dienst Toeslagen is sterk gegroeid. Hierdoor is ook de behoefte aan (project) ondersteuning toegenomen. Als Projectmanagementondersteuner bij de Dienst Toeslagen (standplaats Utrecht/hybride) draag jij bij aan onze transitie van een goed werkende uitvoeringsorganisatie naar een publieke dienstverlener. In deze functie ben jij verantwoordelijk voor het beheren van agenda, de documentenstroom van projecten, het organiseren van bijeenkomsten en het coördineren de informatiestromen binnen de directie Mensen, Middelen en Communicatie
Dit doe je bij Toeslagen
Jij gaat aan de slag als Projectmanagementondersteuner binnen het cluster Directie- en Projectondersteuning. Van daaruit ondersteun je één of meerdere managers (een (plaatsvervangend) afdelingshoofd of directeur). Zo handel je e-mails af en beheer je agenda’s. Ook bereid je diverse bijeenkomsten tot in de puntjes voor; van vergaderingen en projectbijeenkomsten tot bijvoorbeeld een medewerkerspanel en crisismanagementoefening. Je zorgt dat collega’s en eventuele externen van de details op de hoogte zijn, boekt vergaderzalen en regelt de catering. Voorafgaand aan een bijeenkomst verzamel je de stukken en vul je zaken aan in het systeem iBabs. Ook tijdens bijeenkomsten ben je van de partij, bijvoorbeeld door de verslaglegging (acties, besluiten) op je te nemen.
Waar je nog meer mee aan de slag gaat? De opmaak van presentaties en/of rapportages en de eenvoudige redactie van ambtelijke stukken voor collega’s. Ook ondersteun je bij bedrijfsvoeringactiviteiten, bijvoorbeeld door overzichten op te stellen en taken op het gebied van inhuur, inkoop en bestellingen (via SAP) op je te nemen. Als projectmanagement ondersteuner ben je ook aangesloten bij verschillende projecten. Zo ondersteun je projectgroepen bij het inplannen en organiseren van verschillende workshops of trainingen. Of kan je betrokken zijn bij de implementatie van een nieuw documentatiesysteem. De projectwerkzaamheden variëren per project en afdeling, dat maakt het werk veelzijdig. Met andere woorden, een mooie functie waar je echt het verschil kunt maken!
Een bijzondere baan, omdat...
- We mede door jou onze werkprocessen binnen de directie soepel laten verlopen.
- We bij de directie Mensen, Middelen en Communicatie oog hebben voor jou en je collega’s: we letten op ontwikkeling, veiligheid, werkdruk en een goede balans tussen werk en privé.
- Geen werkdag hetzelfde is! Het ene moment bereid je een vergadering of crisismanagementoefening voor, het andere moment verwerk je facturen in SAP.
- Je de vrijheid krijgt om je werk zelfstandig in goede banen te leiden.
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
“Het verschil maken voor de manager en het team. Zorgen dat de randzaken in goede banen geleid worden en alles soepel georganiseerd is. Zodat het team zich maximaal kan focussen op het werk. Ik haal voldoening uit het bereiken van onze gezamenlijke successen, daarbij ben ik actief op de achtergrond. Van collega’s krijg ik complimenten over mijn werk en dat zorgt er mede voor dat ik veel voldoening haal uit mijn bijdrage aan Toeslagen!”
Jolanda, managementondersteuner.