Ben jij een organisatietalent en wil jij samen met onze projectteams bouwen aan duurzame en innovatieve werkplekken voor het Rijk?
Als projectondersteuner werk jij mee aan de kantoorhuisvestingsopgave van het Rijk, zoals die elke 5 jaar in provinciale Masterplannen wordt vastgelegd. Je bent een belangrijk onderdeel van de verschillende projectteams. Je ondersteunt zowel de gemandateerd opdrachtgevers (GO) als ook de integraal projectmanagers (IPM) bij het organiseren van diverse stuur- en projectgroep vergaderingen en werksessies. Van de start van een project tot de uiteindelijke oplevering ben jij betrokken.
Als projectondersteuner draai je mee in verschillende masterplan projecten. Jij zorgt ervoor dat alles rondom en tijdens vergaderingen op rolletjes loopt. Er lopen vaak meerdere projecten gelijktijdig en ze bevinden zich in diverse projectfasen, met voor elke fase zijn eigen werkzaamheden. Daardoor is geen enkele dag hetzelfde. Het is een spin-in-het-web-rol, waarbij je regelmatig contact hebt met de integraal projectmanagers en gemandateerd opdrachtgevers en je zowel zelfstandig als in opdracht taken uitvoert. Met jouw scherpzinnigheid leg je snel verbanden, overzie je het complexe speelveld van kantoorhuisvesting, weeg je belangen af en overzie je de mogelijke consequenties van besluiten. Jij behoudt het overzicht en coördineert informatiestromen met tact en precisie. Het betreft een zelfstandige functie met veel ruimte voor eigen bijdrage en inbreng.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Jij houdt je bezig met administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning. Het bewaken en bijhouden van actielijsten, monitorings- en sturingsinformatie.
- Vergaderingen plannen, verslaglegging en het opstellen en bewaken van afspraken en acties;
- (Mede)organiseren van de start-, mijlpaal- en opleveractiviteiten. Denk aan gebruikersbijeenkomsten, workshops, themabijeenkomsten of een viering.
- Opstellen van offertes en het bewaken van het offerte traject;
- Meelezen en redigeren van op te leveren en te verzenden projectdocumentatie en de archivering hiervan
- Deelname- en actieve bijdrage aan de kenniskring werkomgeving, een team binnen Rijksconsultants waar alle GO’s, IPM’s en projectsecretarissen van Masterplanprojecten zich verenigen.