Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Robotisering van bedrijfsprocessen

Rob Janssen

Rob Janssen

Project- en programmanager Defensie Ondersteuningscommando - Ministerie van Defensie

Een aanvraag voor een Verklaring Omtrent het Gedrag binnen 1 uur in behandeling genomen  in plaats van 5 tot 10 werkdagen doorlooptijd. Een werkgeversverklaring in een mum van tijd geregeld. Door taken te robotiseren, worden klanten beter en sneller geholpen. Daarom experimenteren zowel het Shared Service Center DJI (SSC) van het ministerie van Justitie en Veiligheid als het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) van het ministerie van Defensie volop met Robotic Process Automation (RPA).

Meer waarde met minder middelen

Vrijwel elk proces valt te robotiseren, zolang het gaat om repetitieve, op regels gebaseerde werkzaamheden, vertelt Johan de Bruijn, projectleider RPA bij het SSC van de Dienst Justitiele Inrichtingen (DJI). ‘Het is ideaal om medewerkers allerlei werk uit handen te nemen, zoals het overtikken van informatie van het ene naar het andere systeem. Het gevolg? We kunnen meer toegevoegde waarde leveren met minder middelen’. Hierdoor wordt de dienstverlening beter. ‘Dáár gaat het ons om’, onderstreept ook Rob Janssen, projectmanager Robotics en Intelligente Automatisering bij DOSCO.

Robotisering van administratief werk

Johan: ‘Laat ik een voorbeeld geven. Op jaarbasis vragen we namens DJI circa 8000 keer een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan. Dat betekende tot voor kort een heel administratief proces. Van het invullen van een formulier door een leidinggevende tot de afwikkeling door een HR-medewerker. Waardoor het gemiddeld 5 tot 10 werkdagen duurde voordat de aanvraag daadwerkelijk bij Justis werd ingediend. Dankzij softwarerobots is dit nu binnen 1 uur gepiept.’ Rob herkent dit: ‘In het verleden moesten collega’s van Defensie dagen wachten op een werkgeversverklaring voor een hypotheekaanvraag. Nu wordt dit bijna realtime verwerkt. Robots werken immers 24/7. Bovendien maken ze geen fouten.'

Verbroken ketens met elkaar verbinden

DOSCO, waar Rob werkt, verricht ondersteunende taken voor de krijgsmacht, zoals personeelsdiensten, wagenpark en vastgoed. Rob: ‘Al die verschillende activiteiten zijn redelijk autonoom georganiseerd. Met eigen processen, systemen en procedures.’ Dat levert soms problemen op. Zo communiceren veel – vaak verouderde – backoffice systemen niet met elkaar. Om de stap te maken naar geïntegreerde dienstverlening wordt nu robotsoftware ingezet. Deze technologie functioneert bovenop bestaande systemen. ‘Onze developers bouwen oplossingen, koppelen (back-end) systemen en verbinden gebroken IT ketens met elkaar. Ons doel is om al die losse silo’s achter 1 loket te krijgen’, legt Rob uit.

‘Robots werken 24/7. Bovendien maken ze geen fouten’

Rob Janssen

Groot denken, klein beginnen

RPA is voor beide rijksorganisaties een kwestie van groot denken, klein beginnen en snel opschalen, weten Johan en Rob. SSC DJI kent bijvoorbeeld 4 domeinen: inkoop, HR, facilitair bedrijf en finance en control. In al deze domeinen is RPA geïntroduceerd. In bijna 2 jaar zijn circa 25 deelprocessen gerobotiseerd. Johan: ‘We zijn gestart met eenvoudige processen om de impact voor de medewerkers en de organisatie te bepalen. Om het daarna verder uit te rollen.’ Het Defensie Ondersteuningscommando heeft inmiddels circa 30 robots live.

Rob Janssen
Rob Janssen en Johan de Bruijn gaven op Tech event @Rijksoverheid #developers #070 op 29 november 2019 een presentatie over RPA bij de Rijksoverheid

Uitdagingen bij de introductie van RPA

RPA is nieuw. En roept dus vragen op. Over security, gegevensveiligheid, risicomanagement, beheer, functiescheiding. Ook kaderstellende en controlerende organisaties zetten er vraagtekens bij. Van een directie financieel economische zaken tot de Accountants Dienst Rijk. ‘Je hebt dus allerlei stakeholders waarmee je goede afspraken moet maken’, zegt Johan. Volgens Rob moet er met elkaar anders worden nagedacht over procesinrichting.  ‘Met voldoende aandacht voor regels en wetgeving. Maar de grootste uitdaging is toch wel draagvlak krijgen. Mensen voelen zich bedreigd als softwarerobots taken overnemen. Het is aan ons om medewerkers klaar te maken voor een moderne automatisering in de toekomst.’ Johan vult aan: ‘Omdat tijdrovende repeterende taken worden overgenomen door robots kunnen medewerkers interessanter werk gaan doen.’

Cognitieve intelligente automatisering

Robotsoftware zal steeds meer aansluiting vinden bij Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning, verwachten Rob en Johan. Daardoor neemt het lerend vermogen van RPA toe. Rob: ‘We zijn nu al aan het experimenten met wat we intelligente automatisering noemen, eigenlijk een soort hogere vorm van RPA. Om repetitieve en manuele bedrijfsprocessen nog slimmer en beter te automatiseren. Het zijn spannende tijden.’

Meer over de organisatie

Meer relevante artikelen

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon