Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Werken als inkoper bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Pietrik Man

Pietrik Man

Senior inkoper en accountmanager - Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Pietrik Man werkt als senior inkoper en accountmanager voor de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), onderdeel van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Zijn missie? Collega’s bewust maken van de meerwaarde van goed inkoopadvies.

Internationaal ondernemen

RVO is de overheidsdienstverlener voor ondernemend Nederland. Ondernemers, ministeries, gemeenten, provincies en de Europese Unie kunnen met vragen over innovatief, duurzaam, agrarisch en internationaal ondernemen bij deze uitvoeringsorganisatie terecht. De RVO voert opdrachten uit, geeft advies en voorlichting, stelt regelingen op en zorgt dat wetten en regels worden nageleefd.

Inkoop op de kaart

Pietrik is verantwoordelijk voor de inkoop voor bedrijfsvoeringsdirecties binnen de RVO, zoals communicatie, financiën en HRM. ‘Zo koop ik nu bijvoorbeeld nieuwsvoorziening in: een tool die nieuws over relevante thema’s als duurzaamheid en innovatie ontsluit voor medewerkers. Ze zijn dan goed op de hoogte op hun vakgebied en kunnen beter hun taken uitvoeren voor RVO.nl.’ Pietriks missie is de inkoopfunctie binnen RVO beter op de kaart te zetten. ‘Inkoop voegt pas waarde toe als we ervoor zorgen dat een leverancier waarde toevoegt. Als een ingekochte dienst écht goed aansluit op de behoefte.’

Bekijk in deze video hoe Pietrik als inkoper voor de Rijksoverheid werkt.

Het werken bij RVO is uniek juist omdat het zo divers is. Er loopt bijvoorbeeld van het inkopen van juridische advisering tot en met communicatieonderzoeken en van bodemonderzoeken die gedaan moeten worden ten behoeve van een windmolenpark tot aan ongediertebestrijding. Je kan het zo gek niet bedenken of het komt voor bij ons. Mijn naam is Pietrik Man, senior inkoper. Bepaalde afwegingen die terug komen in een inkooptraject zijn bijvoorbeeld vragen als van: Is het een politiek gevoelig traject ja of nee? Hoe krijgen we die opdracht zo helder mogelijk? Hoe reduceren we het risico op eventueel meer werk? En dat vind ik gewoon super interessant. Het werk als accountmanager is voor mij pas echt een verdiepingsslag in mijn vak. In de kern gaat het bij account management om het verkopen van ons inkoopvak, intern. Je hebt niet alleen een uitvoerende rol om het inkoopproces te begeleiden, maar ook steeds meer een adviserende rol. En om die goed te kunnen uitoefenen is het van belang dat je eerder aan tafel komt met de belanghebbenden. Dan lever je echt toegevoegde waarde. Ik ben in April 2017 als extern gedetacheerd bij RVO, bij het IUC. Eigenlijk beviel dat werk me zo goed en was de functie zo uitdagend en afwisselend dat ik er voor gekozen heb om daadwerkelijk een overstap te maken naar het ambtenaarschap. Tot op heden ben ik daar dik tevreden over en bevalt me dat heel erg goed. Deels thuis werken is mogelijk en je kunt zelf je agenda indelen. Fijne collega’s, erg belangrijk. Ja daar zit je hiervoor gegarandeerd goed. Voldoening daar doe je het uiteindelijk natuurlijk voor. Dat je daadwerkelijk een bijdrage levert aan het grote geheel. Bijvoorbeeld een duurzamer Nederland of en innovatiever Nederland. Geld is één ding, maar niet het allerbelangrijkste. Uiteindelijk gaat het er om dat je met een goed gevoel naar huis gaat en dat jij zoiets hebt van... hé daar heb ik toch een mooie bijdrage aan geleverd.

Klaar voor verandering

Het inkoopvak is behoorlijk veranderd, vindt Pietrik. ‘Voorheen zetten we een aanvraag op papier en vroegen we offertes op. Inkoop was echt een uitvoerende taak. Nu ligt onze focus veel meer op advisering en accountmanagement. We proberen eerder aan tafel te zitten om mee te denken over de aanpak en strategie. Hoe kunnen wij de business het beste helpen? Inkoop is een effectief middel om organisatiedoelen te realiseren. Inkoop zelf is klaar voor die verandering, maar in de organisatie werkt het vaak nog anders. Zo kan er een opdracht van een ministerie binnenkomen waarbij gaandeweg blijkt dat extra inkoop nodig is, bijvoorbeeld voor communicatie of fotografie. Op dat moment wordt inkoop pas ingeroepen. Dan zitten we eigenlijk te laat aan tafel en kunnen we nog maar weinig toegevoegde waarde bieden, behalve in de uitvoering om iets op dat specifieke moment te regelen.’

Gezicht geven

Inkoop wil juist vroeg in een traject worden betrokken, zegt Pietrik. Maar hoe krijg je de organisatie zo ver dat ze de ondersteuning van inkoop tijdig inroepen? ‘Daarvoor ben ik hard aan het werk vanuit accountmanagement. Ik probeer inkoop een gezicht te geven. Dat doe ik op een persoonlijke manier. Ik zoek bijvoorbeeld actief de belangrijkste stakeholders op: de budgethouders, teammanagers en afdelingshoofden. Want zij hebben een voorbeeldfunctie in de organisatie en spreken hun medewerkers. In die gesprekken vraag ik diep door op waar ze mee bezig zijn. Wat zijn hun doelstellingen, waar hebben ze nu en in de toekomst behoefte aan? Met mijn inkoopbril op haak ik daarop in. Ik vertel hoe inkoop kan bijdragen aan hun doelen.’

Pietrik Man en collega's

‘Proactieve inkopers begrijpen waar inkoop in essentie over gaat, zij wíllen veranderen en verbeteren’

Pietrik Man

Markt verkennen

Door inkoop vroeg te betrekken, verbetert de aanpak, vindt Pietrik. ‘Soms blijkt uit een gesprek dat nog niet helemaal duidelijk is wat precies nodig is. Je kunt er dan uiteraard voor kiezen om toch een aanbesteding uit te zetten in de markt en maar te hopen op een goede afloop. Maar het is slimmer om eerst uitgebreid te sparren over de doelstellingen, eisen en wensen. Want voor sommige eisen en wensen is de leveranciersmarkt nog helemaal niet klaar. Samen met de materiedeskundigen verkennen we dan eerst de markt. Kunnen leveranciers bieden wat we willen? Is de markt bezig met innovaties? Met de behoeftestellers, onze interne opdrachtgevers, bepalen we of bijvoorbeeld eerst marktonderzoek nodig is.’

Grote gereedschapskist

Ook weet inkoop welke procedure het best past bij een vraag. Zeker de laatste jaren zijn er veel smaken bijgekomen. Pietrik: ‘Onze gereedschapskist wordt steeds uitgebreider, en daar kan RVO gebruik van maken. Zo kun je MKB-vriendelijk inkopen, innovatiegericht inkopen en duurzaam inkopen, waarbij je vooral kijkt naar de effecten van de inkoop op milieu. Er zijn inkopers én proactieve inkopers. Die laatste maken het verschil: zij hebben de kennis, zij willen veranderen en verbeteren.’

Matchen op expertise

Om inkoop op een hoger plan te krijgen, wordt sinds kort gewerkt met strategische inkoopteams en categoriemanagement. Pietrik: ‘In deze teams zijn de belangrijkste stakeholders binnen RVO vertegenwoordigd. Zoals een manager, een inkoper, een contractmanager, een financieel expert en een adviseur duurzaamheid.’ Door deze integrale, strategische aanpak is inkoop niet langer een sluitpost, zegt Pietrik. ‘Nu is het vaak zo dat een project wordt opgepakt door wie toevallig tijd heeft. We willen ernaartoe dat de best passende man of vrouw op een traject wordt gezet, zodat je op expertise matcht. Dat verbetert de kwaliteit van inkooptrajecten én maakt het werk voor ons leuker.’

Meer relevante artikelen

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon