Nationaal Archief houdt informatie toegankelijk voor nu en later

Paul van den Akker portret

Paul van den Akker

Coördinator zakelijke dienstverlening Nationaal Archief - Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Publicatiedatum 30-11-2021

Overheidsorganisaties die hun informatiehuishouding willen verbeteren, kunnen bij het Nationaal Archief terecht voor richtlijnen en standaarden om hun informatiebeheer op orde te brengen en toe te passen. Paul van den Akker, coördinator zakelijke dienstverlening, vertelt wat het Nationaal Archief nog meer doet.

Gespecialiseerd in informatiebeheer

Wie iets wil weten over het verleden van familie klopt aan bij het Nationaal Archief. Zij zijn gespecialiseerd in het toegankelijk maken en houden van overheidsinformatie. Dat geldt voor zowel oude overheidsinformatie als die van vandaag. ‘Goed informatiebeheer zorgt voor ervoor dat informatie voor iedereen terug te vinden is’, legt Paul uit. ‘Als overheid moeten we antwoord kunnen geven op de vraag: hoe zijn we tot een bepaald besluit gekomen? Zo duiken er nu veel bezoekers van het Nationaal Archief in het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR). Daarin kun je onder meer bekijken welke personen er berecht zijn.'

Op zoek naar verleden

Paul kan zich voorstellen dat kinderen die slachtoffer zijn geworden van de toeslagenaffaire in de toekomst ook op zoek gaan naar hun verleden. 'Bijvoorbeeld in de dossiers van de jeugdzorg of Belastingdienst om erachter te komen wat er precies gebeurd is. Maar die vraag speelt ook vandaag al. Daarom helpt het Nationaal Archief andere rijksoverheidsorganisaties met raad en daad bij het op orde krijgen van hun informatiebeheer’.

Paul van den Akker aan het werk

‘Als overheid moeten we antwoord kunnen geven op de vraag: hoe zijn we tot een bepaald besluit gekomen?’

Advies aan overheidsorganisaties

Vroeger werd voornamelijk papieren archief overgebracht naar het Nationaal Archief. Dat is tegenwoordig wel anders. ‘We hebben er zoveel soorten informatie bij gekregen. Denk bijvoorbeeld aan een e-mail en websites of berichtjes in Whatsapp. Onze experts adviseren organisaties binnen de Rijksoverheid hoe ze hiermee om moeten gaan. We helpen ze met vragen en knelpunten of kijken mee. Als wij het antwoord nog niet hebben, dan is dat een mooie gelegenheid om gezamenlijk op zoek te gaan naar oplossingen’.

Toeslagenaffaire aanleiding voor verbeterslag

Naar aanleiding van de toeslagenaffaire is het rijksbrede programma ‘Open op orde’ in het leven geroepen. Hiermee wil de Rijksoverheid haar informatiehuishouding verbeteren. Voor het Nationaal Archief betekent dit dat ze hun dienstverlening kunnen verbreden. ‘We willen de expertise die we in huis hebben voor de gehele Rijksoverheid toegankelijk maken. Samen met een collega heb ik daarom veel gesprekken gevoerd met verschillende rijksoverheidsorganisaties om de behoefte aan ondersteuning in kaart te brengen. Het toepassen van kaders, regels en handreikingen blijkt in de praktijk vaak een enorme uitdaging. Hier willen we wat aan doen.’

Paul van den Akker aan het werk

‘Iedereen wil de informatie goed op orde hebben. Als Nationaal Archief is dat natuurlijk waar wij voor staan’

Nieuwe kennisproducten

Zo doet Paul momenteel onderzoek naar een nieuwe dienst, bedoeld om organisaties te ondersteunen bij het duurzaam toegankelijk maken van hun informatie. ‘Ik kijk met name naar de tools die we zelf gebruiken om ons eigen archief te beheren en breng in kaart hoe we die breder kunnen inzetten, gecombineerd met advies of wellicht een leertraject. Parallel hieraan stem ik met onze partners af over de nieuwe kennisproducten, die het Nationaal Archief in het kader van ‘Open op orde’ ontwikkelt. De onderwerpen lopen uiteen van beleid tot specifieke modeleisen voor duurzame toegankelijkheid.’

Kans om te verbeteren

Hoewel de toeslagenaffaire het informatiebeheer binnen de Rijksoverheid in een negatief daglicht heeft gezet, ziet Paul ook een positief effect. ‘Alle overheidsorganisaties zien dit als een kans voor ons vakgebied. Dat merken we doordat we meer vragen krijgen. Iedereen wil de informatie goed op orde hebben. Als Nationaal Archief is dat natuurlijk waar wij voor staan. We gaan terug naar de basis, ons bestaansrecht. Met z’n allen snappen we nu nog beter waar we het voor doen. En wij hebben alles in huis om daarbij te helpen.’

Meer over de organisatie

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon