Managementondersteuner directie Erfgoed en Kunsten

Als managementondersteuner bij de directie Erfgoed en Kunsten zorg je voor een overzichtelijke en actuele agenda van een van de MT-leden. 

Wat doe je op een dag?

Je beheert en bewaakt de agenda van een MT-lid. Je signaleert tijdig eventuele knelpunten. Soms is het best een puzzeltje om iets in te plannen, omdat de MT-leden veel met externe partijen (gemeenten, provincies, andere ministeries, maar bv. ook culturele instellingen of musea) te maken hebben. En iedereen heeft natuurlijk een volle agenda. Complex agendabeheer is dus wel aan jou besteed! Overzicht houden en vooruitdenken zijn erg van belang. 

Naast agendabeheer ben je veel bezig met het verzamelen van de juiste vergaderstukken. Die moeten tijdig beschikbaar en volledig zijn voor alle aanwezigen bij een overleg. Dat doen we meestal via ons digitale vergadersysteem iBabs. Daarnaast heb je verantwoordelijkheden op het facilitaire vlak: reserveren van  vergaderzalen, aanmelden van bezoekers, regelen van catering, afhandelen van telefoontjes, voorbereiden van drukmateriaal, e-mail en post- en stukkenstroom.

Om je werk goed te kunnen doen is het belangrijk dat je weet wat er speelt binnen de directie. Hiervoor heb je wekelijks overleg met een MT-lid, sluit je aan bij directie-en afdelingsbijeenkomsten en sociale activiteiten. Je kent de medewerkers van de directie en je weet met welke onderwerpen zij bezig zijn.

Je doet dit allemaal niet alleen. Je werkt binnen een team met 4 collega’s. Op hen kun je terugvallen en zij op jou. Jullie werken vanuit één dienstpostbus en nemen, indien nodig, de werkzaamheden van elkaar over.

Om deze functie goed te kunnen vervullen, ben je van nature een energiek persoon die gemakkelijk contact maakt, vlot en helder communiceert, en graag samenwerkt. Je bent klantgericht en flexibel, want de dag loopt vaak anders dan je van te voren had gedacht. Je handelt zelfstandig en je hebt een proactieve houding: je signaleert knelpunten tijdig. Jouw werkwijze is efficiënt, effectief en je bent accuraat. Je kunt je snel inwerken en weet precies hoe je structuur aanbrengt in een leuke dynamische werkomgeving. 

• relevante MBO-opleiding (MBO-3);
• goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift;
• aantoonbaar digitaal vaardig: je kunt goed werken met de gebruikelijke kantoorapplicaties zoals Outlook en Word en MS Teams, en als je nog niet bekend bent met digitale systemen als iBabs en Proza (ons stukkenstroomsysteem) ben je in staat om hier snel mee te leren werken;
• je hebt ervaring als secretaresse, management-ondersteuner; 
• ervaring bij de (rijks)overheid is een pré;
• je bent creatief, oplossings- en resultaatgericht en vooral: als persoon een toevoeging aan ons team!

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Algemeen

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.