De operational auditors van de Auditdienst Rijk (ADR) zijn regelmatig op allerlei plekken binnen de overheid te vinden. Naast bijvoorbeeld de controle van jaarrekeningen van ministeries voert de ADR ook onderzoeken uit die een ministerie zelf heeft aangevraagd. Roos Kalker en Gerben Korevaar houden zich bezig met dit soort vraaggestuurde onderzoeken. Zij voeren in opdracht van een ministerie onderzoeken uit naar organisatie, besturing, processen en gedrag. Met als doel inzicht te geven in problemen, de vinger op de zere plek leggen en de opdrachtgever – bijvoorbeeld een ministerie of uitvoeringsorganisatie - te helpen het beter te doen. Op die manier helpt de ADR de Rijksoverheid om de inwoners van Nederland beter van dienst te zijn.
De vinger op de zere plek leggen om organisaties verder te helpen
Verschillende en uiteenlopende onderzoeken
De onderzoeken gaan over verschillende onderwerpen. Van omgevingswet, verandertrajecten tot financiële subsidiestelsels. Gerben: ‘De onderwerpen kunnen alle kanten opgaan, die afwisseling maakt het leuk en interessant. We hebben onlangs een onderzoek uitgevoerd naar een crisis waar veel politieke aandacht voor was. Het ministerie wilde weten hoe de crisis precies was verlopen en wij hebben daarom de hele tijdlijn in kaart gebracht. Hoe is de crisis ontstaan en hoe heeft het ministerie daarop gehandeld? Je kan als operational auditor een belangrijke bijdrage leveren door het ministerie inzicht te geven in deze vragen.’ Roos heeft recent een ander onderzoek uitgevoerd: ‘Ik heb een onderzoek gedaan over de samenwerking tussen medewerkers binnen een ministerie. We voerden hier met medewerkers openhartige gesprekken over. Wanneer lukt het wel om samen te werken, wanneer niet en waar komt dat door? Op basis van het onderzoek hebben we het ministerie laten zien welke ongeschreven regels een rol spelen. Je merkt dat je de organisatie echt verder helpt met de inzichten die je geeft.’
‘Ongeschreven regels boven tafel krijgen om samenwerking te verbeteren’
Roos Kalker
Opzet van een onderzoek
Elk onderzoek dat op verzoek van een ministerie wordt uitgevoerd is anders. Er is geen standaard format dat wordt gebruikt. Gerben vertelt hoe een onderzoek wordt opgezet: ‘Je start met een gesprek bij je opdrachtgever. Wat is precies de vraag? Waar loopt het ministerie tegenaan? Met welke informatie zou ik de opdrachtgever verder kunnen helpen? Onze onderzoeken zijn niet zwart-wit, onze vragen zijn afhankelijk van de organisatie. We stemmen daarom ons onderzoek goed af met onze opdrachtgever.’ Hij legt uit dat je een opdracht altijd samendoet met een team. ‘Als je onderzoeksvraag helder is, dan schrijf je een plan van aanpak en maakt je een rolverdeling met je team; wie heeft welke interesses, wie heeft welke kennis en wie wil wat leren? Je gaat daarna aan de slag met je onderzoek, maakt een analyse van bevindingen en presenteert deze aan je opdrachtgever.’ Roos merkt op dat de rol van de opdrachtgever ook belangrijk is. Ze benadrukt: ‘Tijdens je onderzoek onderhoud je vaak contact met je opdrachtgever. Als zij meedenken over hoe de situatie precies in elkaar zit, dan vinden ze ook eerder de juiste oplossing. Dat is natuurlijk de bedoeling van de onderzoeken die we doen. Uiteindelijk willen we de overheid helpen om hun rol beter te vervullen. ‘
Typische werkdag
Als operational auditor werk je vaak aan meerdere onderzoeken tegelijk. Dat zorgt ervoor dat je werkdagen afwisselend zijn. Gerben geeft een voorbeeld van een werkdag. ‘Je start bij het ministerie van Financiën met je collega’s, je stapt op de fiets naar het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat en hebt daar een gesprek met je opdrachtgever, en je gaat daarna door naar het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor een rapport dat je daar hebt uitgebracht.’ Roos legt uit dat dit het unieke is aan de Auditdienst Rijk. ‘Je komt op één werkdag op meerdere ministeries. Je ontmoet de mensen die daar werken, je ziet hoe ze daar te werk gaan, hoe ze denken en hoe processen zijn ingericht. Dat zijn de puzzels waar wij als operational auditors graag mee aan de slag gaan.’
‘We willen de overheid helpen hun rol beter te vervullen’
Roos Kalker
Puzzels ontrafelen en verwonderingen delen
Roos omschrijft het ideale profiel voor een operational auditor. ‘Het is belangrijk dat je een passie hebt voor onderzoek. Je vindt het interessant om puzzels op te lossen, raadsels te ontrafelen of de rode draad te vinden. Nieuwsgierigheid en je verwonderingen durven te delen zorgen daarbij voor nieuwe inzichten.’ Gerben is het met haar eens. Hij vult haar nog verder aan. 'Je komt als operational auditor bij verschillende ministeries en je onderzoekt verschillende onderwerpen. Je moet daarom snel kunnen schakelen en flexibel zijn ingesteld. Je hebt een sterk analytisch vermogen nodig om in een korte tijd een nieuw onderwerp te leren kennen. Je moet het overzicht kunnen houden en hoofdlijnen van bijzaken kunnen onderscheiden.' Roos vindt ook samenwerken belangrijk in haar dagelijks werk. ‘Het is belangrijk dat je communicatief sterk bent en goed kan samenwerken. Je moet erop vertrouwen dat je samen met je team tot een goed resultaat komt.’
‘Snel kunnen schakelen en flexibel zijn, dat is cruciaal’
Gerben Korevaar
Kennis delen
Roos benadrukt dat er veel aandacht wordt besteed aan kennis delen bij de ADR. ‘Bij de Auditdienst Rijk vinden we het belangrijk om te blijven leren en ontwikkelen in ons vak van operational audit. We delen daarom onze kennis en ervaringen met collega’s. Er worden vaak lunches en bijeenkomsten georganiseerd om collega’s bij te praten over mooie onderzoeken of nieuwe inzichten.’
Meer weten?
Gerben heeft nog een paar tips voor als je nieuwsgierig bent geworden en meer wil weten over operational audits. ‘Loop een dagje mee of ga eens koffiedrinken met iemand die operational audits uitvoert. Lees je in op de onderzoeken die gedaan worden. Spreken deze onderwerpen je aan? Zou je hiermee aan de slag willen gaan? Als je enthousiast wordt van de puzzels die ons bezighouden, dan is operational auditor bij de Auditdienst Rijk wellicht iets voor jou.'