Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Miljoenen ingevlogen mondkapjes houden IC’s overeind

Midden in de coronacrisis werken jurist Jeroen Sweens en inkoopadviseur Mihai Andreita van UBR|HIS van het ministerie van Binnenlandse Zaken, een van de inkooporganisaties van de Rijksoverheid, op de toppen van hun kunnen. Ze helpen bij de grootschalige inkoop van coronaproducten voor het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). ‘In de eerste weken van de crisis was een mondkapje meer waard dan goud.’

Eerst lading

Opluchting overheerst bij Jeroen en Mihai als op 21 maart 690.000 mondkapjes op Schiphol arriveren. Jeroen en Mihai maken deel uit van het corona crisisteam, dat in het voorjaar van 2020 vanuit het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) de inkoop van coronaproducten regelt. De eerste weken doet VWS de inkoop nog zonder de specialisten van UBR|HIS. In de tweede helft van maart sluit UBR|HIS aan om structuur aan te brengen in het inkoopproces. Mihai: ‘VWS sloot de deals met leveranciers, UBR|HIS werd ingeschakeld voor het contractuele proces erna. De inkoopadviseurs stelden de opdrachtbrieven en de overeenkomsten op. De juristen gaven juridisch advies en checkten de complexere contracten’.

‘Het was een kwestie van snel en adequaat handelen. Elke minuut telde, en elk gemist mondkapje was er een te veel’

Elke minuut telt

De eerste 4 weken waren krankzinnig, zegt Jeroen. ‘Elke deal die we konden sluiten, grepen we aan. Er was wereldwijd zo’n nijpend tekort dat de zorgen best groot waren. Een mondkapje was in die tijd meer waard dan goud.’ Vanwege de spoed verliep de inkoop niet volgens de aanbestedingswet, waarbij je een aanbesteding in de markt zet en partijen selecteert op prijs en kwaliteit. In plaats daarvan werd een beroep gedaan op de wettelijke uitzondering van ‘dwingende spoed’. Ook de Rijksinkoopvoorwaarden waren even ondergeschikt. Mihai: ‘Het was een kwestie van snel en adequaat handelen. Elke minuut telde, en elk gemist mondkapje was er een te veel.’

Veel Kamervragen

Hoe zag het inkoopproces er in deze hectische tijden uit? Jeroen: ‘Als VWS een goede deal kreeg, keken de inkoopadviseurs naar de haalbaarheid. Hoe snel kon er een contract worden opgesteld? Welke aantallen waren nodig en kon de leverancier die leveren? Waar en wanneer werd de lading afgeleverd en wie betaalde de vervoerskosten? Was er beveiliging gewenst en zo ja, wie regelde die?’ Ook was er veel afstemming nodig met ziekenhuizen, die tegelijkertijd bezig waren om mondkapjes in te slaan. Mihai denkt terug aan lange, intensieve dagen. ‘Drie keer per dag kregen we een briefing over de stand van zaken. Hoeveel mondkapjes hadden we inmiddels binnen? Ook kregen we continu Kamervragen op ons afgevuurd.’

Mondkapjes in een doos
'Binnen!', laat minister Hugo de Jonge van VWS op 21 maart 2020 op Facebook weten en plaatst daarbij deze foto.

Structuur overboord

Jeroen: ‘We moesten in heel korte tijd bedenken hoe we overeenkomsten het beste konden vormgeven. Normaal heb je een hele structuur van juridische documenten waar je je aan vasthoudt. Die structuur werd in deze tijd overboord gezet. Een heel andere manier van werken. Toch moesten de deals juridisch gezien wel kloppen. We sloten miljoenencontracten met geld van de belastingbetaler. Je weet dat toezichthouders een jaar later om verantwoording vragen, en terecht. Ik heb de inkopers begeleid bij de juridische kant. En ik heb formats opgesteld om de overweging te maken waarom je bij een bepaalde deal wel of niet de gebruikelijke inkoopprocedure volgt.’

Cash betalen graag

Ondanks de werkdruk en ongewone werkwijze moest het inkoopteam de hele dag door alert blijven. Jeroen: ‘Er zaten veel partijen tussen die rare voorwaarden stelden. Soms waren we best ver met een deal, maar bliezen we ‘m toch af. We gaan geen belastinggeld uitgeven als we niet zeker weten of de juiste mondkapjes binnenkomen.’ De vreemdste offerte kwam van een oud-politicus, vertelt Mihai. ‘We konden ten eerste zijn bedrijf al niet traceren. En hij eiste dat we het miljoenenbedrag vooraf in cash zouden betalen. Dan gaan de alarmbellen al snel af. Zulke dubieuze aanbiedingen kwamen wel 10 keer per dag binnen.’

Jeroen Sweens en Mihai Andreita

‘We hebben veiliggesteld dat de IC’s niet door hun hoeven zijn gezakt. En we hebben als team knetterhard gewerkt om te voorkomen dat het kabinet voor grote problemen kwam te staan’

Experts inhuren

Behalve beschermingsmaterialen als mondkapjes was er ook menskracht nodig. Jeroen: ‘VWS had op heel korte termijn behoefte aan gespecialiseerde wetenschappers. Mensen die onderzoek doen naar de spreiding van het virus en vaccins bijvoorbeeld, en mensen die rekenmodellen maken. Als we ICT’ers of adviseurs inhuren, zetten we een aanbesteding in de markt. Maar voor dit type wetenschappers konden we ons niet in de normale markt begeven. Deze mensen zijn zo schaars dat we ze gelijk 1 op 1 hebben ingehuurd. We moesten in korte tijd heel veel beslissingen nemen. Het ‘wat’ weegt dan zwaarder dan het ‘hoe’.’

IC’s niet door hoeven gezakt

Inmiddels is de rust wedergekeerd. De inkoop van mondkapjes is overgeheveld naar het Landelijk Consortium Hulpmiddelen. Mihai: ‘Er komen nog wel verzoeken binnen vanuit VWS. Het gaat dan om de inkoop van bijvoorbeeld isolatiejassen en handalcohol. Maar we houden ons ook weer bezig met inkooptrajecten die niets met corona te maken hebben. Wat de hele operatie heeft opgeleverd? ‘De coronacrisis heeft vooral veel gekost’, grapt Jeroen. ‘Maar ook veel gebracht natuurlijk. We hebben veiliggesteld dat de IC’s niet door hun hoeven zijn gezakt. En we hebben als team knetterhard gewerkt om te voorkomen dat het kabinet voor grote problemen kwam te staan. Slapeloze nachten heb ik niet gehad, maar ik ben wel blij dat de inkoop nu weer is genormaliseerd.’

Lees meer verhalen over verder werken tijdens de coronacrisis.

Meer relevante artikelen

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon