Als informatieadviseur zorg je voor betere informatievoorziening

Actieplan Open op orde

De toeslagenaffaire heeft pijnlijk blootgelegd wat er mis kan gaan als de juiste informatie niet (snel) boven tafel komt. Het rapport ‘Ongekend onrecht' van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) uit stevige kritiek op de informatievoorziening bij rijksonderdelen. De Rijksoverheid reageerde hierop met het actieplan ‘Open op orde’. Met verbetermaatregelen die van 2021 tot en 2026 moeten worden uitgevoerd. Informatieadviseurs van Doc-Direkt schieten hierbij te hulp.

Als informatieadviseur aan de slag

Suzanne en Maurits zijn via Doc-Direkt gedetacheerd bij respectievelijk het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) en het ministerie van Defensie. Maurits: ‘Doc-Direkt is een shared service organisatie met diensten op het gebied van informatiehuishouding. Doc-Direkt leidt informatieprofessionals zoals wij op om de actielijnen uit ‘Open op Orde’ te helpen realiseren bij de verschillende ministeries. Je doorloopt een uitgebreid inwerk- en onboardingtraject voordat je als informatieadviseur aan de slag kunt gaan.’

‘Door nu in te stappen als informatieadviseur kun je meedenken’

Gevarieerd werk voor informatieadviseur

Suzanne ondersteunt beleidsmedewerkers van IenW bij het actief openbaar maken van informatie. Gaan er stukken naar het parlement? Dan worden ook onderliggende beslisnota’s openbaar gemaakt. ‘Zodat helder is hoe besluitvorming tot stand is gekomen’, aldus Suzanne. Maurits geeft als informatieadviseur advies bij Defensie hoe de informatievoorziening een stap verder te brengen. Een opdracht met werkzaamheden die variëren van advies geven over specifieke tooling tot de digitale verbetering van de structuur en toegankelijkheid van het missiearchief Afghanistan.

Door informatieadviseur meer bewustwording

Hun werk brengt de nodige uitdagingen met zich mee. ‘De grootste verandering voor rijksmedewerkers zit in hoe zij met informatie omgaan. Het betreft een gedragsverandering. Alles goed opslaan in de mappenstructuur van het documentmanagementsysteem’, zegt Suzanne. ‘En dat kunnen verantwoorden.’ Maurits vult aan: ‘Als informatieadviseur probeer je bewustwording op gang te brengen. Neem e-mail. Je moet ervan uitgaan dat alles wat je op de e-mail zet uiteindelijk in het archief terechtkomt. En dus openbaar kán worden. Of dat in de praktijk ook gebeurt, is niet relevant.’ Het is daarbij belangrijk om te komen tot een generieke aanpak die alle ministeries hanteren, vindt hij. ‘Uniformiteit en standaardisatie zorgt voor meer duidelijkheid.’

‘Als je als overheid open bent over hoe beslissingen worden genomen, dan is dat goed voor het vertrouwen tussen burger en overheid’

Informatie overal: van usb-stick tot mail

Nog een valkuil: informatie zit verspreid over meerdere kanalen, van usb-sticks tot mailtjes. ‘Soms zijn er zelfs WhatsApp-berichten waarin besluiten worden genomen. Ook die moeten gearchiveerd’, benadrukt Suzanne. Maurits haalt het voorbeeld aan van medewerkers die hun privételefoon weleens gebruiken voor werk. ‘Het is een puzzel hoe je dat dan weer netjes in een archiefsysteem krijgt.’ Daarnaast is vervuiling van informatie een hersenkraker. Alles moet bewaard, maar niet alles is archiefwaardig. Zo trof Suzanne foto’s van een kerstborrel aan in het documentmanagementsysteem.

Interessante projecten voor informatieadviseur

Om grip te krijgen op deze vraagstukken, adviseert en traint Suzanne beleidsmedewerkers in archiveren. Veel rijksonderdelen maken al gebruik van de documentengenerator (DocGen) om nota’s en rapporten snel en eenvoudig in een uniforme structuur op te maken en in dezelfde look and feel. Ook is geautomatiseerde laksoftware in opkomst. Het lakken van documenten gebeurt zo min mogelijk, omdat iedereen moet kunnen inzien hoe besluiten zijn gemaakt, maar soms is informatie geheim. Of mag het niet naar buiten vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Maurits: ‘Defensie heeft slimme laksoftware gekocht waarmee we duizenden documenten tegelijkertijd kunnen lakken.’ Dit zijn interessante projecten voor een informatieadviseur. 

Bouwen aan vertrouwen in de overheid

Een praktische bijdrage leveren aan het functioneren van de overheid: dat is wat Suzanne en Maurits aanspreekt in hun werk. Suzanne: ‘Het is zo nieuw waarmee wij bezig zijn. Het hoe is nog niet helemaal uitgedacht. Door nu in te stappen als informatieadviseur kun je meedenken. Ik merk dat de ideeën die ik aandraag gewaardeerd worden. Dat geeft mij een kick.’ Maar het belangrijkste is, vinden beiden, dat een goede informatievoorziening bouwt aan vertrouwen in de overheid. ‘Als je als overheid open bent over hoe beslissingen worden genomen, dan is dat goed voor het vertrouwen tussen burger en overheid. Dat kunnen we als samenleving goed gebruiken, zeker nu we zien dat het vertrouwen in de overheid afneemt’, besluit Maurits.