Informatieadviseurs zorgen voor betere informatievoorziening

Maurits Post informatieadviseur bij Doc-Direct

Maurits Post

Informatieadviseur - Doc-Direkt

Publicatiedatum 27-01-2022

Of het nu gaat over besluitvorming over coronamaatregelen of de afhandeling van de aardbevingsschade in Groningen: overheidsinformatie moet vindbaar, beschikbaar, leesbaar en betrouwbaar zijn. Voor burgers, bedrijven, parlement en journalisten. Informatieadviseur Maurits Post en Documentaire informatievoorziening (DIV) adviseur Suzanne Casander van Doc-Direkt werken daar hard aan.

Open op orde

De toeslagenaffaire heeft pijnlijk blootgelegd wat er mis kan gaan als de juiste informatie niet (snel) boven tafel komt. Het rapport ‘Ongekend onrecht' van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) uit stevige kritiek op de informatievoorziening bij rijksonderdelen. De Rijksoverheid reageerde hierop met het actieplan ‘Open op orde’. Met verbetermaatregelen die van 2021 tot en 2026 moeten worden uitgevoerd. Informatieadviseurs van Doc-Direkt schieten hierbij te hulp.

Doc-Direkt

Suzanne en Maurits zijn via Doc-Direkt gedetacheerd bij respectievelijk het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) en het ministerie van Defensie. Maurits: ‘Doc-Direkt is een shared service organisatie met diensten op het gebied van informatiehuishouding. Doc-Direkt leidt informatieprofessionals zoals wij op om de actielijnen uit ‘Open op Orde’ te helpen realiseren bij de verschillende ministeries. Daarvoor doorlopen we een uitgebreid inwerk- en onboardingtraject.’

Suzanne Casander en Mauritspost informatieadviseurs bij Doc-Direct

‘Door nu in te stappen als informatieprofessional kun je meedenken’

Actief openbaar maken

Suzanne ondersteunt beleidsmedewerkers van IenW bij het actief openbaar maken van informatie. Gaan er stukken naar het parlement? Dan worden ook onderliggende beslisnota’s openbaar gemaakt. ‘Zodat helder is hoe besluitvorming tot stand is gekomen’, aldus Suzanne. Maurits adviseert bij Defensie hoe de informatievoorziening een stap verder te brengen. Een opdracht met werkzaamheden die variëren van advies geven over specifieke tooling tot de digitale verbetering van de structuur en toegankelijkheid van het missiearchief Afghanistan.

Bewustwording op gang brengen

Hun werk brengt de nodige uitdagingen met zich mee. ‘De grootste verandering voor rijksmedewerkers zit in hoe zij met informatie omgaan. Het betreft een gedragsverandering. Alles goed opslaan in de mappenstructuur van het documentmanagementsysteem’, zegt Suzanne. ‘En dat kunnen verantwoorden.’ Maurits vult aan: ‘Wij proberen bewustwording op gang te brengen. Neem e-mail. Je moet ervan uitgaan dat alles wat je op de e-mail zet uiteindelijk in het archief terechtkomt. En dus openbaar kán worden. Of dat in de praktijk ook gebeurt, is niet relevant.’ Het is daarbij belangrijk om te komen tot een generieke aanpak die alle ministeries hanteren, vindt hij. ‘Uniformiteit en standaardisatie zorgt voor meer duidelijkheid.’

Suzanne Casander en Mauritspost informatieadviseurs bij Doc-Direct

‘Als je als overheid open bent over hoe beslissingen worden genomen, dan is dat goed voor het vertrouwen tussen burger en overheid’

Nog meer valkuilen

Nog een valkuil: informatie zit verspreid over meerdere kanalen, van usb-sticks tot mailtjes. ‘Soms zijn er zelfs WhatsApp-berichten waarin besluiten worden genomen. Ook die moeten gearchiveerd’, benadrukt Suzanne. Maurits haalt het voorbeeld aan van medewerkers die hun privételefoon weleens gebruiken voor werk. ‘Het is een puzzel hoe je dat dan weer netjes in een archiefsysteem krijgt.’ Daarnaast is vervuiling van informatie een hersenkraker. Alles moet bewaard, maar niet alles is archiefwaardig. Zo trof Suzanne foto’s van een kerstborrel aan in het documentmanagementsysteem.

Laksoftware

Om grip te krijgen op deze vraagstukken, adviseert en traint Suzanne beleidsmedewerkers in archiveren. Veel rijksonderdelen maken al gebruik van de documentengenerator (DocGen) om nota’s en rapporten snel en eenvoudig in een uniforme structuur op te maken en in dezelfde look and feel. Ook is geautomatiseerde laksoftware in opkomst. Het lakken van documenten gebeurt zo min mogelijk, omdat iedereen moet kunnen inzien hoe besluiten zijn gemaakt, maar soms is informatie geheim. Of mag het niet naar buiten vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Maurits: ‘Defensie heeft slimme laksoftware gekocht waarmee we duizenden documenten tegelijkertijd kunnen lakken.’

Bouwen aan vertrouwen in de overheid

Een praktische bijdrage leveren aan het functioneren van de overheid: dat is wat Suzanne en Maurits aanspreekt in hun werk. Suzanne: ‘Het is zo nieuw waarmee wij bezig zijn. Het hoe is nog niet helemaal uitgedacht. Door nu in te stappen als informatieprofessional kun je meedenken. Ik merk dat de ideeën die ik aandraag gewaardeerd worden. Dat geeft mij een kick.’ Maar het belangrijkste is, vinden beiden, dat een goede informatievoorziening bouwt aan vertrouwen in de overheid. ‘Als je als overheid open bent over hoe beslissingen worden genomen, dan is dat goed voor het vertrouwen tussen burger en overheid. Dat kunnen we als samenleving goed gebruiken, zeker nu we zien dat het vertrouwen in de overheid afneemt’, besluit Maurits.

Meer over de organisatie

Meer relevante artikelen

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon