Een nieuw gebouw met alles erop en eraan voor 900 medewerkers neerzetten in amper 2 jaar. Dat was de opdracht waar Wilco Kraamer, senior adviseur bij het Rijksvastgoedbedrijf voor stond. Door de aanbesteding slim in te richten, ging in no time de vlag in top.
Aanbesteden in sneltreinvaart
Wilco Kraamer
Senior adviseur aanbesteden en contracten/coördinator - Rijksvastgoedbedrijf
Nederland in de race
Het Verenigd Koninkrijk verlaat de Europese Unie. Daarom is het European Medicines Agency (EMA) op zoek naar een nieuwe vestigingsplek. 19 Europese steden zijn geïnteresseerd. Er komen gezinnen mee, vergaderingen van de EMA worden jaarlijks door zo’n 36.000 bezoekers bezocht, er volgen allerlei bedrijven op het gebied van farmacie, gezondheid en advies. Veel werkgelegenheid dus. Ook Nederland lobbyt driftig mee. In het voorjaar van 2017 klopt het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) aan bij het Rijksvastgoedbedrijf. Of ze alvast iets kunnen bedenken voor de huisvesting.
Markt alvast benaderd
Wilco: ‘Normaal gesproken is de opdracht met het budget al rond maar in dit geval niet. In die beginfase stonden we er met een compact team voor waaronder: de projectmanager, de architect en ik als inkoper. De eerste vraag die gesteld werd was hoe we de aanbesteding zo snel mogelijk konden doen. Het was 1 week voor mijn zomervakantie. De klok tikte door, de andere Europese gegadigden liepen zich warm. Om het selectieproces te versnellen, hebben we de markt alvast benaderd zonder dat er enige zekerheid was of de EMA naar Nederland zou komen. De partijen die zich aanmeldden, wisten hoe het ervoor stond. Het was tenslotte allemaal via de media te volgen.’
‘Je begint met het zoeken naar de beste contractvorm. Want je wilt snel zijn én de beste kwaliteit voor de beste prijs leveren’
Wilco Kraamer
De beste contractvorm
De onzekerheid bleef. ‘We hadden een kans van 1 op 19. Veel collega’s dachten: dat wordt niks. Maar ondertussen moesten we wel doorgaan met voorbereiden. Want als EMA toch naar ons toe zou komen, moesten we wel een goed plan hebben. Je begint met het zoeken naar de beste contractvorm. Want je wilt snel zijn én de beste kwaliteit voor de beste prijs leveren. Voor dit gebouw zijn we uitgekomen op de geïntegreerde contractvorm DBM. Hierin zijn Design, Build en Maintain samengebracht in 1 contract met een looptijd van 20 jaar.’
Duurzame oplossingen
Bij DBM-contracten is ook het onderhoud in het contract meegenomen. Een lange looptijd stimuleert de opdrachtnemer om in het ontwerp en bij de bouw goed na te denken over duurzame oplossingen. ‘Kies je bijvoorbeeld voor kwalitatief goede verlichting dan weet je dat je minder vaak nieuwe lampen hoeft in te draaien. Als inkoper let je erop dat de oplossingen bijdragen aan het doel: het gebouw moet goed functioneren voor het beoogde gebruik. Voor de EMA betekent dat vooral dat conferenties ongestoord plaats kunnen vinden. Samen met de markt kijk je hoe dat zo slim mogelijk kan. Het is vooral belangrijk om bij zo’n complex vraagstuk zoals dit met elkaar de risico’s van de opgave te bespreken en ze vervolgens te beleggen bij de partij die ze het beste kan beheersen. Daarbij houdt de inkoper in de basis in de gaten of alles volgens de regels gebeurt. Dat geldt ook voor het aanbesteden.’
En de winnaar is…
Tijdens de 3 stemrondes waarin de 27 Europese lidstaten uit 19 steden moesten kiezen, bleven uiteindelijk 2 steden overeind: Amsterdam en Milaan. Via een loting kwam Nederland in november 2017 als winnaar uit de bus. 'De Italianen waren niet blij. Ook onze aanbestedingsprocedure lag onder een vergrootglas. Maar we hebben uiteraard alles volgens de regels gedaan. Er was geen speld tussen te krijgen.'
Ontwerp, bouw en onderhoud
Volgende stap was de zogenaamde concurrentiegerichte dialoog. ‘Daar zijn we vrijwel meteen mee gestart. Je gaat dan de dialoog aan met een aantal gegadigden die de opdracht willen doen. De tijd was krap, we hebben de gesprekken in vliegende vaart gehouden. In 2 maanden tijd, elke week 1. Dat komt niet vaak voor op deze manier. Dura Vermeer heeft de opdracht van € 225 miljoen gewonnen en kon in maart 2018 van start gaan.’
Vlag in top
In zeer korte tijd slaagde het projectteam erin om over te gaan tot de bouw. ‘We hadden Nederland beloofd dat we de deadline van eind 2019 zouden halen, dus dat moesten we ook waarmaken. Een enorme uitdagende klus. Eind maart was het ontwerp definitief en is gestart met de bouw. In september 2018 was het hoogste punt bereikt en kon de vlag gehesen worden. Grootste succes van dit project voor mij is dat alle fasen volgens planning verlopen. Dat is gelukt door de nauwe samenwerking tussen alle partijen die bij dit contract betrokken zijn. Er is goed naar elkaar geluisterd met begrip voor elkaars belangen. Zowel door de opdrachtnemer als de opdrachtgever.’
Prestatie van formaat
Als het gebouw klaar is, kunnen de medewerkers van EMA die hier nu een tijdelijke huisvesting hebben verhuizen. Omdat het contract nog 20 jaar voortduurt, is het einde van de opgave nog niet in het zicht. ‘Als inkoper moet je goed blijven volgen hoe het contract werkt in de praktijk, zodat toekomstige contracten verbeterd kunnen worden. Terugkijkend is het ongelofelijk wat er in de voorbereidings- en realisatiefase is neergezet. Wat een prestatie van alle partijen. Het moest, het kon niet anders, maar de volgende keer mag er wat mij betreft wel iets meer tijd beschikbaar zijn.’