Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Robotics helpt inkopers zich nog meer te richten op hun vak

Frank de Jonge

Frank de Jonge

Waarnemend algemeen directeur SSC DJI - Ministerie van Justitie en Veiligheid

Robotisering van inkoopprocessen is relatief nieuw. Iedereen is dan ook nog een beetje zoekende. Binnen en buiten de overheid. Maar de voordelen van deze slimme toepassingen lonkten voor het Shared Service Center (SSC) van Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) van het ministerie van Justitie en Veiligheid: snellere respons, minder fouten en efficiëntere processen. Een zoektocht naar de mogelijkheden van Robotic Process Automation (RPA) ging van start.

Inkoopprocessen

Het SSC regelt voor DJI een groot deel van de bedrijfsvoering van onder meer gevangenissen, detentiecentra en klinieken voor (tbs-)patiënten. Inkoop is een van de taken van het SSC. Omdat het om publiek geld gaat, kijkt de organisatie altijd of dat nóg efficiënter kan. Frank de Jonge, waarnemend algemeen directeur SSC: ‘Uiteraard zijn onze inkoopprocessen al lang geautomatiseerd. Alleen medewerkers moeten echter nog steeds handelingen verrichten om deze automatisering goed te laten werken. Bijvoorbeeld een formulier invullen, iets controleren of keuzes maken.’

‘Door de toepassing van RPA wordt een deel van deze activiteiten uitgevoerd door een ‘robot’. Ik wil mijn mensen namelijk laten doen waar zij goed in zijn en waarde kunnen laten toevoegen’

Frank de Jonge

Tijd en ruimte geven

Dit kan efficiënter, bedacht Frank. ‘Door de toepassing van RPA wordt een deel van deze activiteiten uitgevoerd door een ‘robot’. Ik wil mijn mensen namelijk laten doen waar zij goed in zijn en waarde kunnen laten toevoegen. Zoals de ontwikkelingen in de markt op de voet volgen, gesprekken voeren met klanten om de vraag achter de vraag te achterhalen, onderhandelen met marktpartijen en het inkoopproces evalueren en aanpassen.’

Van automatisering naar robotisering

RPA kan routinematige werkzaamheden overnemen. Een robot is niet meer dan slimme software: RPA opereert over alle betrokken applicaties heen. Of het nou gaat om Outlook, internet of een financieel systeem. Je kunt het zien als een extra schil over het hele applicatielandschap.

Klein begonnen

Frank: ‘RPA werd gepromoot als het gouden ei om tegen lage kosten processen te optimaliseren en de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen’. Om zeker te weten dat het geen gebakken lucht was, is het SSC op initiatief van Frank daarom voorzichtig en klein begonnen, met een proof of concept – een test. ‘Centrale vraag: werkt robotisering in onze organisatie? Moeten we dit oppakken of niet? Zit er voldoende potentie in? De eerste resultaten waren zo positief dat ik als opdrachtgever de knoop heb doorgehakt: we gingen door.’

Interne en externe samenwerking

Interne en externe kennis werden vervolgens bij elkaar gebracht. ‘Zonder onze eigen ICT-organisatie – het Shared Service Center ICT van DJI – was het bijvoorbeeld niet gelukt. Daarnaast had ik een zeer goede en betrokken projectleider. Ook hebben we een aantal belangrijke stafdirecties binnen DJI met een kaderstellende rol erbij betrokken en tevens de Directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) en de Auditdienst Rijk (ADR). We hebben de markt goed benut door ons inkoopproces rondom de robotisering slim in te richten. Elk onderdeel is apart uitgevraagd – altijd in concurrentie. Van de benodigde software tot kennis over implementatie en training van onze mensen. Zo hebben we geen afhankelijkheden gecreëerd. En konden we van begin tot het einde zelf grip houden.’ 

Pilots door heel SSC

Na het succes van de proof of concept volgde een aantal pilots. Vooral om kennis op te doen en inzicht te verkrijgen. ‘We hebben binnen elke afdeling van het SSC verschillende processen aangepakt. Zo zijn naast 3 inkoopprocessen ook (delen van) 5 financiële processen en 3 HRM-processen gerobotiseerd. Heel beheerst en steeds in kleine stapjes, omdat we niet goed konden voorspellen wat precies de impact zou zijn op de organisatie en de mensen.’

‘Met het platform waarop de robotiseringssoftware draait, kunnen we nu ook vele andere processen verbeteren en ruimte creëren om de dienstverlening te verbeteren’

Frank de Jonge

Vervolgplannen

Uit de pilots bleek dat robotisering inderdaad de gehoopte tijdwinst opleverde. Ook gaf het veel inzicht in de eigen processen en hoe die efficiënter konden. Het resultaat? ‘Met het platform waarop de robotiseringssoftware draait, kunnen we nu ook vele andere processen verbeteren en ruimte creëren om de dienstverlening te verbeteren. Vervolgplannen hiervoor zijn in de maak. Ik ben trots op wat we binnen 1 jaar met elkaar gerealiseerd hebben.’

Impuls inkoopdienstverlening rijksbreed

Sommige mensen staan argwanend tegenover robots. ‘Je leest in de krant vaak dat banen gaan verdwijnen. Dit is te kort door de bocht. Voornamelijk de aard van het werk verandert. Er komt meer tijd om echt met ‘inkopen’ bezig te zijn en minder met administratieve handelingen. Het vak van inkoper wordt er in mijn ogen nog interessanter door.’ Ook bij andere inkooporganisaties binnen de Rijksoverheid, verwacht Frank. ‘Ik denk dat robotisering ook daar snel een rol gaat spelen. Deze organisaties kunnen gebruikmaken van de kennis die wij hierover hebben opgedaan. Zo neemt de kwaliteit van de inkoopdienstverlening rijksbreed toe.’

Meer over de organisatie

Meer relevante artikelen

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon